Microsoft Word 2019

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Dieses Kapitel steht für Office 2019 noch nicht zur Verfügung. Es folgt in einer der nächsten Versionen.
Ihnen wird daher hier das Kapitel aus Office 2016 angezeigt.

 

4.1 Texte erstellen

Die Würde des Menschen ist unantastbarStartet man Word mit einem leeren Dokument, also ohne die Verwendung einer speziellen Vorlage, sieht man zunächst die obere Hälfte einer leeren Seite. Oben links steht ein schwarzer, blinkender Strich, der sich Schreibmarke (englisch: "Cursor") nennt und der die Stelle angibt, an der nun Buchstaben eingefügt werden, wenn man auf der Tastatur etwas tippt.
Grundsätzlich gibt es zwei Eingabearten: Überschreibmodus und Einfügemodus.. Im Überschreibmodus löscht man alles was rechts vom Cursor steht, wenn man etwas Neues schreibt, im Einfügemodus schiebt man bestehenden Text vor der Schreibmarke her. Standardmäßig beginnt man immer im Einfügemodus.
Geben wir nun einen ersten Text ein. Es wird ungefähr so aussehen, wie links gezeigt. Wenn man es nicht anders einstellt, vewendet Word eine Standardschriftart mit Standard-Einstellungen und ohne weitere Stilmerkmale. Wie diese Erscheinungsform geändert werden kann, behandeln wir später noch.

4.1.1 Absätze und Zeilenwechsel

Wenn wir jetzt etwas weiter schreiben, kommen wir irgendwann zu der Erkenntnis, dass die Zeile voll ist. Im Gegensatz zur guten alten Schreibmaschine müssen wir aber nun nicht schalten, sondern Word schreibt von ganz allein in der nächsten Zeile weiter. Lediglich ein neuer Absatz muss von uns mit der Return oder Enter-Taste manuell vorgegeben werden. Dies ist vor allem auch deshalb so wichtig einzuhalten, damit die Formatvorlagen (s.u.) richtig funktionieren, denn meistens beziehen diese sich auf eben genau einen Absatz. Das erleichtert es dann später bei Bedarf die Formatierung eines Absatzes komplett mit einem Mausklick zu ändern. Wäre in jeder Zeile geschaltet worden, müsste nun auch für jede dieser Zeilen die Umformatierung erneut vorgenommen werden. Soll eine Zeile gewechselt werden, ohne dass dies gleich als Absatzwechsel gilt, betätigen Sie einfach die Hochstelltaste zusammen mit der Enter/Returntaste und schon haben Sie einen Zeilenwechsel und keinen Absatzwechsel erzeugt.

Icon: InfoTrennstriche

Wenn wir ans Ende einer Zeile gelangt sind und dort als Letztes ein sehr langes Wort steht, würde die Textverarbeitung dieses ganze Wort in die nächste Zeile umbrechen, wenn es über die Zeile hinausgeht. Um dies zu verhindern würden wir ja auch im richtigen Leben einen Trennstrich machen. Dies funktioniert auch unter Word. Aber was ist, wenn wir plötzlich feststellen, dass ein Wort vor unserem getrennten Wort doppelt vorkommt? Wir löschen dieses und schwups wandert unser Trennstrich in die Mitte der Zeile. Das sieht ziemlich unprofessionell aus, kann aber verhindert werden. Es gibt spezielle Bedarfstrennstriche. Diese erhält man, wenn man an der Stelle an der man normalerweise den Standardtrennstrich setzen würde den Trennstrich mit der Taste "Strg" zusammen gleichzeitig drückt. Ein solcher Trennstrich verschwindet automatisch, wenn das Wort später aus irgendeinem Grund in die Zeilenmitte rutscht und entsteht wieder, wenn es dann doch wieder zurück zum Zeilenende rutscht.

4.1.2 Seitenwechsel

Seitenumbruch einfuegenEs kann vorkommen, dass es optisch schöner ist, wenn ein bestimmter Textabschnitt selbst dann auf einer neuen Seite beginnt, wenn auf der Vorherigen noch Platz ist, zum Beispiel zu Beginn eines neuen Kapitels.

Um nun einen Seitenwechsel manuell und beständig einzufügen, muss Folgendes getan werden.

1. Der Cursor muss an Anfang der Zeile stehen, die als erste Zeile der neuen Seite herhalten soll.
2. Auf dem Reiter "Einfügen" wöhlen Sie "Seitenumbruch"

Wir werden später noch einmal auf diesen Manuellen Wechsel zu sprechen kommen, wenn es um Abschnittswechsel geht.

Im Register "Layout" gibt es unter "Umbrüche" noch viele weitere Umbrüche.

4.1.3 Symbole einfügen

Von Zeit zu Zeit benötigt man Zeichen, die auf der normalen Tastatur nicht ausgewiesen sind. Vor allem in den Naturwissenschaften wie Physik oder Chemie sind Symbole an der Tagesordnung. Nicht nur solche Zeichen, sondern auch kleine Grafiken (Telefon, Computer, Uhren usw.) sind über den Reiter "Einfügen" --> "Symbole" und dort über "Formel" oder "Symbol" verfügbar.Die zuletzt verwendeten Symbole werden ihnen direkt im Aufklappmenü gezeigt. Unter "Weitere Symbole" gelangen Sie in einen Dialog mit einer erheblich größeren Auswahl. Sonderzeichen können dort auch mit einer Tastenkombination belegt werden, sodass sie später nicht mehr über diesen Dialog angesteuert werden müssen.

4.1.4 Automatischer Text

Einfügen von AutotextelementenManchmal kann es sehr hilfreich sein, einen Teil der Arbeit durch Word erledigen zu lassen, so zum Beispiel automatisches Einfügen von Datum, Uhrzeit, Namen oder sonstigen Informationen, die bereits an anderer Stelle hinterlegt oder durch das System generierbar sind. Meistens macht das Einfügen dieser Informationen Sinn, wenn Sie Vorlagen erstellen, die immer und immer wieder neu benötigt werden und jeweils mit einem Datum oder einem Benutzernamen zu versehen sind.

4.1.4.1 Benutzerinformationen

Einige persönliche Informationen über Sie liegen Word schon von der Programminstallation oder vom ersten Programmstart vor oder können zumindest im System hinterlegt werden.
Diese Informationen liegen natürlich nicht nur einfach nutzlos dort herum, man kann sie auch auslesen und in Dokumenten benutzen.
So zum Beispiel Ihre persönlichen Informationen: Ihren Namen und Ihre Anschrift. Was davon gepflegt ist, können Sie im herausfinden, indem Sie in den Word-Optionen im Office-Menü in den Punkten "Allgemein" (für den Benutzernamen und Ihre Initialen) und "Erweitert" (für die Anschrift) nachsehen. Fehlende Informationen können Sie dort auch noch vervollständigen.
Diese Angaben lassen sich so später für Ihren Briefkopf oder in Serienbriefen wieder verwenden.

Benutzerinormationen in Word 2016

Haben Sie ihre Daten dort gepflegt, so können Sie nun mit einem Klick auf den Button "OK" bestätigen und diesen Dialog wieder verlassen.
Sie stehen Ihnen nun jederzeit zur Verfügung.

Wenn Sie nun anschließend den Cursor an die Stelle im Text setzen, an der Sie eben diese Informationen benötigen und dann im Reiter "Einfügen" auf das Icon "Schnellbausteine" klicken können Sie aus den unterschiedlichsten vorgefertigten Informationen und neuerdings auch Layouts wählen. So können Sie zum Beispiel aufeinander abgestimmte Deckblätter und Dokumentenseiten finden, wenn Sie dort auf Organizer für Bausteine klicken und entsprechend zusammengehörige Einträge wählen.

Klicken Sie jedoch auf "Feld...", dann erhalten Sie ein Dialogfeld wie dieses hier das Ihnen mehrere Feld-Kategorien eröffnet:

Word-Dialog: Einfügen - Feld

Dort finden Sie im Dropdown-Feld "Kategorie" den, für uns im Moment interessanten, Punkt "Benutzerinformationen" der Ihre Informationen auslesen und verwenden kann. Ihnen werden drei Feldnamen angeboten und dazu passende Formatierungen angeboten:

a. UserAddress

Das Feld UserAdress fügt die Adresse aus dem oben besprochenen Dialogfeld in Ihr Dokument ein.

b. UserInitials

...fügt Ihre Initialen in das Dokument ein

c. UserName

...fügt Ihren Namen in das Dokument ein.

Natürlich sind dies keine Festwerte. Wenn Sie zum Beispiel eine Dokumentvorlage erstellt haben und diese an einen Arbeitskollegen weitergeben, dann wird natürlich dessen Name dort eingefügt. Haben Sie jedoch ein Dokument erstellt, dann bleiben Ihre Werte so lange in dem Dokument stehen bis im eigentlichen Text mit der rechten Maustaste auf "Feldwerte aktualisieren..." geklickt wird oder Sie die Taste F9 auf Ihrer Tastatur drücken.

4.1.4.2 Datumsfelder

Word kann gespeist aus der Windows-Systemzeit und dem Systemdatum automatisiert die Uhrzeit oder das Datum in ein Dokument einfügen. Dies geht so:
Dialog: Felder - Datum und Uhrzeit Im selben Dialog wie bereits die Benutzerangaben verbirgt sich die Feldkategorie "Datum und Uhrzeit" und bekommen im Bereich "Feldnamen:" eine passende Auswahl dazu angezeigt. Nur welches Feld benutzen wir denn nun? Es kommt darauf an, was nachher angezeigt werden soll.

a. CreateDate

Sind Sie dabei eine Dokumentvorlage zu erstellen, so möchte Sie gegebenenfalls, dass nachher das Datum angezeigt wird, an dem aus der Vorlage ein Dokument erstellt wird. In diesem Fall muss der erste Punkt "CreateDate" gewählt werden. Wählen Sie diese Option bei anderen Dokumenten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass immer das Datum angezeigt wird, das bei Dokumenterstellung (nehmen wir heute) aktuell war und auch nicht ohne weiteres verändert werden kann.

b. Date

Date zeigt einfach immer das aktuelle Datum an. Dies bietet sich an, wenn Sie Dokumente immer wieder verändern und neu ausdrucken oder sonst weitergeben.

c. PrintDate

Manchmal erstellen Sie ein Dokument, das Sie erst später ausdrucken möchten. Um sicher zu gehen, dass Sie dann nicht vergessen ein Datum einzusetzen, schreiben Sie aus alter Gewohnheit das Datum einfach als Text in das Dokument und vergessen nachher das Datum vor dem Druck noch einmal zu aktualisieren. Leider haben Sie eben das Dokument für alle Ihre Kunden/Mitarbeiter usw. ausgedruckt und so sind nur 5.238 Dokumente mit falschem Datum gedruckt worden. Wenn Sie schlau sind, verhindern Sie diese Katastrophe, indem Sie ein Datumsfeld der Ausprägung PrintDate einfügen. Dieses Datumsfeld nimmt nachher immer das bei Druck aktuelle Datum und schreibt es in die Dokumente.

d. SaveDate

Die Ausprägung SaveDate füllt das bei Speicherung des Dokuments aktuelle Datum in das Feld ein.

e. Time

Das Attribut Time fügt die Uhrzeit ein.

f. Feldfunktionen / Optionen

Dialog: Felder - Datum und Uhrzeit Leider sind Sie nun noch immer nicht fertig, sondern tun gut daran, über die Schaltfläche "Feldfunktionen" noch ein wenig an der Formatierung nachzuarbeiten, wenn Sie ihr Wunschformat in der Standardliste noch nicht gefunden haben.

Nach dem Klick auf "Feldfunktionen" sehen Sie im rechten Bereich "Erweiterte Feldeigenschaften" eine Kommandozeile, die zunächst nur Ihren Feldnamen enthält und durch zahlreiche Schalter erweitert werden kann.

Um es bei der Vergabe der Feldoptionen (so nennt man die Schalter, die hinter dem Rückwärts-Schrägstrich stehen) etwas leichter zu haben, können Sie nun noch auf "Optionen..." klicken.
Es erscheint das Dialogfeld "Felderoptionen". Dort haben Sie im ersten Reiter "Datum/Uhrzeit:" nun die Möglichkeit aus mehreren Datumsformaten zu wählen. Haben Sie Ihren Favoriten gefunden klicken Sie einfach auf "Hinzufügen" und anschließend auf "OK" um das Datumsformat tatsächlich zu verwenden.

g. Der einfachere Weg

Word-Dialog: Datum und UhrzeitWenn Ihnen alle oben erklärten Punkte zu kompliziert sind, können Sie das Datum von Word auch weitaus einfacher einfügen lassen. Sie nehmen sich damit aber auch einige Möglichkeiten wie Print oder Createdate. Wählen Sie im Reiter "Einfügen" --> "Text" --> "Datum und Uhrzeit" und Sie erhalten das links stehende Dialogfeld.

Dort sehen Sie zunächst eine Liste an vordefinierten Datumsformaten. Hier können Sie sich frei bedienen und das Datum so einfügen lassen, wie Sie es gern hätten. Soll das Datum nur fest einmalig eingefügt werden. So sind Sie hier fast schon wieder fertig, klicken OK und arbeiten weiter. Soll das Datum jedoch ständig aktualisiert werden, wenn Sie das Dokument drucken, öffnen, speichern usw., dann müssen Sie das Kontrollkästchen bei "Automatisch aktualisieren" aktivieren und dann OK wählen.

Rechts haben Sie auch noch die Möglichkeit, das Datumsformat in einer anderen Sprachversion angeben zu lassen.

Zu guter Letzt gibt es auch noch die Möglichkeit das Standard-Datumsformat festzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Wählen Sie das von Ihnen favorisierte Datumsformat und klicken Sie auf "Standard..". Bestätigen Sie das Pop-Up. Fertig.

4.1.4.3 Dokumentinformationen

Word 2016: Dokumenteigenschaften bearbeitenAuch über das Dokument selbst lassen sich Informationen auslesen. Diese sogenanten "Meta-Informationen" bestehen zum einen aus Informationen, die Word selbst erstellen oder errechnen kann und zum anderen Informationen, die durch Sie hinterlegt werden können.  Auslesen kann Word beispielsweise die Anzahl an Zeichen oder Wörtern im Dokument, wer das Dokument erstellt hat oder wer es zuletzt bearbeitet hat. Eintragen können Sie zum Beispiel Schlagworte oder ein Thema für das Dokument sowie diverse weitere Informationen. Um die entsprechenden Informationen pflegen zu können, gehen Sie im Register "Datei" auf den Punkt "Informationen". Auf der rechten Seite finden Sie die gebräuchlichsten Eigenschaften. Sie können dort auch auf den Link "Alle Eigenschaften anzeigen" klicken und bekommen alle Felder angezeigt. Diese Felder können Sie auch dort direkt pflegen.

Alle Informationen können später über Felder (Kategorie "Dokumentinformation") wieder in das Dokument eingebaut werden. Die eigentlichen Feldnamen sind zwar englisch, aber in der Regel selbst sprechend, sodass ich mir hier nicht die Mühe gebe und alle einzeln aufführe. Sollten Sie Verständnisprobleme haben, können Sie im Bereich "Beschreibung" auf dem Dialog noch eine Kurzbeschreibung als Hilfe erhalten. Zu jedem Feld gibt es auch hier wieder Feldeigenschaften -ähnlich wie bei den Datumsformaten. So können Sie zum Beispiel auswählen, ob Word die Information nur in Großbuchstaben oder auch in Kleinbuchstaben anzeigen soll.
Es gibt noch zahlreiche weitere Optionen zu jedem Feld. Auch diese sind in der Regel selbsterklärend. Probieren Sie einfach ein wenig aus! Ändert sich nachher etwas an den zu Grunde liegenden Informationen (Anzahl Buchstaben etc.), können Sie durch drücken der Taste F9 (oder Rechtsklick auf "Felder aktualisieren" im Kontextmenü die Felder aktualisieren lassen. Das Kontrollkästchen "Formatierung bei Aktualisierung beibehalten" steuert, ob dabei auch Ihre Formatierungsregeln überschrieben werden oder nicht. Standardmäßig bleiben Sie bestehen.

Unter den Vorgängerversionen Word 2013 und 2010 konnten Sie einige Eigenschaften auch direkt über dem Dokument in den sogenannten "Dokumentbereich" eintragen und deren Eintragung beim Speichern sogar erzwingen. Dieser Dokumentbereich ist in Office 2016 allerdings vollständig entfallen.[1]
In dem Menü befinden sich nur noch die "Erweiterten Eigenschaften". Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Dialogfeld, das Ihnen ebenfalls das Hinterlegen von Meta-Informationen erlaubt.

4.1.4.4 AutoText

AutoText-OptionenDie Autotextfunktion befindet sich im Register "Einfügen" --> "Schnellbausteine" Eine andere Art von automatisiertem Text sind Ergänzungen und Ersetzungen, die Word, während Sie Text eingeben, automatisch vornimmt. Nicht immer sind diese Dinge hilfreich und ich kenne eine Reihe von Leuten, die davon dass Word immer meint es besser zu wissen völlig entnervt sind. Meistens schaffen diese Leute es dann noch so eben die AutoText-Funktion abzuschalten, anstatt jedoch darüber nachzudenken, wie man sich diese Funktion zu nutze machen kann.
Denn eigentlich ist es doch gar nicht so schlecht, dass Word Ihnen die Eingabe von langen Wörtern einfach abnimmt. Aber das System darf nicht zu Fehlerträchtig sein. Schauen wir uns das doch einmal ein wenig näher an!

a. AutoKorrektur

Verwandt mit dem AutoText ist die AutoKorrektur. Man erreicht sie in dem man in den Word-Optionen die Kategorie "Dokumentprüfung" auswählt und dort auf "AutoKorrektur Optionen..." klickt. Die AutoKorrektur ist eigentlich dafür gedacht häufig auftretende Schreibfehler zu korrigieren. So wird die Buchstabenkette "adnere" zu "andere" übersetzt - nahezu ohne dass der Autor dies bemerkt. Allerdings kann die AutoKorrektur noch mehr als nur kleine Fehler ausbügeln. Sie kann auch Symbole automatisch erzeugen. So zum Beispiel werden zwei Minuszeichen gefolgt von einem Größerzeichen (also -->) zu einem nach rechts gerichteten Pfeil ersetzt. Ein Doppelpunkt gefolgt von einem Minuszeichen und einer schließenden runden Klammer (also :-) ) zu einem Smiley / Emoticon. Ein kleines c in Klammern (also (c) ) zu einem Copyright-Zeichen. Die Liste dieser Ersetzungen ist lang und wenn man dort noch mehr Ersetzungen vornehmen will oder eine Ersetzung löschen will, kann dies alles über den ersten Reiter "AutoKorrektur" erfolgen. Will man eine einzelne Ersetzung nur einmal nicht, so muss man DIREKT nachdem Word die Änderung vorgenommen hat einmal die Rückstelltaste betätigen und Word stellt den alten Zustand wieder her. Es lohnt aber auch darüber nachzudenken eigene Formeln hinzuzufügen. So bietet es sich beispielsweise an die Buchstabenkombination MfG durch "Mit freundlichen Grüßen" ersetzen zu lassen.

b. AutoFormat während der Eingabe

Manchmal tut Word seltsame, aber durchaus hilfreiche Dinge während wir damit arbeiten und ich meine damit ausdrücklich nicht, dass es ausnahmsweise einmal stabil durchläuft. Word erkennt bestimmte Eingabe und deutet diese, so zum Beispiel Aufzählungen und Nummerierungen.
Wenn Sie zum Beispiel eine eins gefolgt von einem Punkt (also 1.) eingeben und danach die Eingabetaste betätigen interpretiert Word dies als den Beginn einer Nummerierung und rückt den Text nach dem Punkt ein wenig ein und lässt jede weitere Zeile auch eingerückt bis Sie wieder Enter drücken. Dann erstellt Word automatisch eine 2.
Ebenso setzt Word jedes Word am Absatzanfang groß, weil dort normalerweise ein Satzanfang steht. Zwei Großbuchstaben am Wortanfang wie bei "DOsenöffner" werden korrigiert und vieles andere mehr. Was Sie davon nicht mögen können Sie auf dem Reiter "AutoFormat während der Eingabe" abschalten. Dazu einfach die entsprechenden Kontrollkästchen deaktivieren. Es können übrigens von den Regeln auch Ausnahmen definiert werden, die einfach so stehen bleiben, wie Sie diese eingegeben haben.

c. AutoKorrektur von Mathematik

AutoKorrektur
Mit diesem Punkt ist es möglich, mathematische Symbole durch das verwenden anderer Symbole zu erzeugen. So können zum Beispiel Mengensymbole, das Ungefähr-Zeichen und viele, viele weitere Zeichen durch bestimmte Kombinationen erzeugt werden. Sollen diese Ersetzungsregeln auch außerhalb von mathematischen Eingaben gelten, müssen Sie das obere Kontrollkästchen aktivieren.

4.1.5 Kopf- und Fußzeilen

Word: KopfzeileKopfzeilen bezeichnen die oberste Zeile einer Seite, die ohne großen Rand zumindest für eine größere Anzahl von Seiten konstant sein soll. Fußzeilen deren Pendant am unteren Ende der Seite. Wozu werden Kopf- und Fußzeilen benötigt? Gerade bei längeren Ausarbeitungen ist es für die Übersicht hilfreich das aktuelle Kapitel in die Kopfzeile zu legen oder den Ersteller auf jeder Seite in der Fußzeile zu nennen. Das könnte so aussehen, wie oben gezeigt.

a. einfügen

Symbole fuer Kopf- und FusszeileAlso wir haben jetzt schon einmal eine Vorstellung. Da diese Zeile ja nicht nur auf einer Seite gedruckt werden soll und auch nicht mit dem darüber liegenden Text verrutschen soll muss sie irgendwie geschützt werden. Dies geschieht in dem Sie im Reiter "Einfügen" auf "Kopfzeile" oder "Fußzeile" klicken. Es erscheint zunächst eine Auswahl an Kopf- respektive Fußzeilen und ein gestrichelt umrandeter Bereich am oberen oder unteren Blattende und ihr bereits vorhandener Text wird nur grau dargestellt. Sie sind also jetzt in der Kopfzeile. Das war doch einfach. Der Arbeitsbereich mit den Icons hat sich nun auch verändert und sieht so aus:

Formatierung der Kopf - oder Fußzeile

Die Symbolleiste enthält eine Reihe von Standardfunktionen für die Kopf- und Fußzeile. Von Links nach rechts.

1) Kopf- und Fußzeile
a. Kopfzeile: Ein Klick hierauf bringt Sie in die Kopfzeilenauswahl
b. Fußzeile: Ein Klick hierauf springt mit Ihnen in die Fußzeile
c. Seitenzahl: fügt die Seitenzahl (in unterschiedlichen Formaten ein)
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2) Einfügen
a. Datum und Uhrzeit: fügt das Datum und die Uhrzeit (wie weiter oben schon besprochen) ein
b. Dokumentinformationen: fügt Informationen zum Dokument (wie weiter oben schon besprochen) ein
c. Schnellbausteine: fügt die Schnellbausteine (ebenfalls weiter oben schon besprochen) ein
d. Bilder: fügt eine Grafik (Bild oder Foto) ein
e. Onlinegrafiken: fügt eine Grafik aus der Onlinesuche von Bing, aus Ihrem OneDrive oder aus sozialen Netzwerken ein
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3) Navigation
a. Zur Kopfzeile wechseln: springt zur Kopfzeile, wenn Sie in der Fußzeile stehen
b. Zur Fußzeile wechseln: springt zur Fußzeile, wenn Sie in der Kopfzeile stehen
c. Vorherige: lässt Sie die Einstellung für den vorherigen Abschnitt einstellen. (mehr siehe "unterschiedlich" gestalten")
d. Nächste: lässt Sie die Einstellung für den nächsten Abschnitt einstellen. (mehr siehe "unterschiedlich" gestalten")
e. mit vorheriger verknüpfen: stellt ein, dass aufeinander folgende Kopfzeilen (Fußzeilen) in unterschiedlichen Abschnitten gleich sind.
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4) Optionen
a. Erste Seite anders: Diese Option ermöglicht es, die erste Seite ohne eine Kopf- oder Fußzeile darzustellen
b. Untersch. gerade ungerade Seiten: Diese Option macht zum Beispiel Sinn, wenn Sie Seitenzahlen jeweils außen auf der Seite anzubringen.
c. Dokumententext anzeigen: Entfernen Sie hier den Haken um den eigentlichen Dokumenttext auszublenden, während Sie die Kopfzeile bearbeiten.
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5) Position
Hier können Sie die Positionen der Kopfzeile und der Fußzeile bestimmen.
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6) Schließen
Klicken Sie auf das rote X um die Kopfzeilenansicht wieder zu schließen und in die eigentliche Dokumentenansicht zurückzukehren.
Sie können nun die Kopfzeile nach Belieben gestalten und durch einen Klick auf den Button 10 zur Fußzeile springen und dort weitermachen.

b. unterschiedlich gestalten

Abschnittswechsel einfuegenSie werden schnell merken, dass Sie die einzelnen Kopfzeilen nicht ohne Weiteres unterschiedlich gestalten können. Dabei kommen nun die Icons 3c, 3d und 3e. ins Spiel:
Sie müssen die Kopfzeilen (respektive Fußzeilen) voneinander abkoppeln. Doch das ist gar nicht so leicht. Das betreffende Icon ist im Standard nämlich inaktiv. Das rührt daher, dass die Kopfzeilen und auch die Fußzeilen jeweils abschnittsgebunden sind. Abschnitte sind logische Einheiten im Dokument. Für einen Abschnitt gelten immer eigene Einstellungen zu Seitenrändern, Rahmen, Mustern usw. Wenn Sie nichts Anderes vorgegeben haben, gibt es jedoch nur einen Abschnitt: den Abschnitt 1. Daher können Sie die Kopfzeilen auch nicht unterschiedlich gestalten. Um für die nächste Seite einen neuen Abschnitt zu definieren wählen Sie im Reiter "Seitenlayout" "Umbrüche" --> "Abschnittsumbrüche: Nächste Seite" und die Kopfzeile der nächsten Seite lässt sich problemlos durch eine Klick auf das Icon 3f. von der vorhergehenden abkoppeln. Dies müssen Sie jedes Mal dann wiederholen, wenn die nächste Ihrer Kopf- oder Fußzeilen unterschiedlich zur Vorgängerin sein soll.

Icon: InfoKapitelnamen in der Kopfzeile

Wenn Sie in der Kopfzeile immer den aktuellen Kapitelnamen ihres Dokuments anzeigen lassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Formatieren Sie alle Kapitel-Überschriften mithilfe einer Formatvorlage, z.B. Überschrift 1 (siehe unten)
  • Springen Sie nun in die Kopfzeile. Die Kopfzeile sollten wie eben erwähnt voneinander abgekoppelt sein.
  • Nun fügen Sie dort ein Feld ein, in dem Sie im Register "Kopf- und Fußzeilentools" --> "Entwurf" auf das Icon "Schnellbausteine" und anschließend auf "Feld" klicken. Wählen Sie nun das Feld "StyleRef" und aus den Feldeigenschaften den Formatvorlagennamen ihrer Überschrift, also zum Beispiel wieder "Überschrift 1".

In der Kopfzeile erscheint jetzt immer der Inhalt, den die Überschrift enthält. Dies bedeutet allerdings, dass Sie nach jedem Kapitelwechsel auch einen Abschnittswechsel einfügen müssen.

4.2 Texte formatieren

Bei Formatierungen handelt es sich um die gestalterische Veränderung des einfachen Textes. Um eine ansprechende Formatierung des Textes zu gewährleisten, sind jedoch einige Grundkenntnisse im Umgang mit Layout und Funktion von Schriftarten und Schriftstilen sowie das bewusste Anwenden der angebotenen Hilfsmittel erforderlich. Um einen Text durchgängig, d.h. auf Seite 1 genauso wie auf Seite 1578 zu formatieren steht das Mittel der Formatvorlagen zur Verfügung, das weiter unten besprochen wird.

4.2.1 Serife und Nichtserife Schriftarten

nicht-serife und serife Schriftart im VergleichWer schon einmal genau hingesehen hat, der weiß: manche Schriftarten haben an den Enden der Buchstaben kleine Füßchen, wie Times, Garamond oder alle Schreibmaschinen-Schriftarten wie Courier, aber Andere wie Arial oder Helvetica nicht. Was hat es mit diesen Füßchen auf sich?
Diese kleinen Füßchen - man nennt sie Serifen - sorgen dafür, dass dem Auge eine Linie vorgegaukelt wird und es so weniger Probleme hat in der Zeile zu bleiben und nicht zu "verrutschen". Daher eignen sich serife Schriftarten besser für  Bücher und Zeitungen und lange Texte, da sie für das Auge dann angenehmer zu lesen sind. Nichtserife Schriftarten hingegen eignen sich besonders für Überschriften, Sprüche, Logos usw.  Nichtserife Schriftarten werden auch (aus dem Französischen entlehnt) mit "sans serif" gekennzeichnet, also "ohne Serifen".

4.2.2 manuelle Formatierung

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten einen Text manuell zu formatieren. Kernpunkt bei der Formatierung sind die Formatsymbole auf der Start-Registerkarte oder im Kontextmenü des Absatzes, das immer eingeblendet wird, sobald Sie Text markiert haben. Dort werden die wichtigsten Formateinstellungen bereits als Smart-Icons angeboten. Weitere Zeichen- und Absatzformate sind über den Reiter "Format" im Schriftartendialog erreichbar. Diesen Dialog erreichen Sie, wenn Sie das Mini-Icon unterhalb der Formatierungsicons im Ribbon-Set "Schriftart" anklicken (siehe rechts).

4.2.2.1 Zeichen- und Absatzformate

Unter Zeichenformaten versteht man alle - den Schriftstil betreffenden - Formatierungen. Auf der Registerkarte Start befinden sich Smart-Icons zum fetten, kursiv setzen und unterstreichen von Textteilen. Diese Symbole sind bei deutschen Programmen F,K,U (Fett, Kursiv, Unterstrichen). In englischen Versionen sind dies die Buchstaben B,I,U (für bold =fett; italic = kursiv, underlined = unterstrichen). Über das Format-Dialogfeld (Mini-Icon in unterhalb der Formatierungssymbole) und dort im Menüpunkt "Schriftart" können noch weitere Einstellungen (doppelt oder wortweise unterstrichen, hochgestellt, tiefgestellt uva.) gewählt werden.

a. Zeichenformat vor der Eingabe festlegen

Vor der Eingabe bedeutet den Cursor an die Stelle zu stellen, ab der die neuen Formatierungsregeln gelten sollen und dann den gewünschten Schriftgrad und -stil, sowie die Schriftart auszuwählen bevor der Text eingegeben wird. Alles was danach eingegeben wird erhält dieses Format bis ein Neues eingestellt wird.

b. Zeichenformat nach der Eingabe festlegen

Besteht der Text schon, soll aber umformatiert werden, muss der gewünschte Textteil zunächst markiert werden. Danach können alle beliebigen Format-Änderungen vorgenommen werden. Sie betreffen dann aber ausschließlich den markierten Textbereich. Besonders praktisch ist hier das Vergrößern und Verkleinern von Zeichen mit Hilfe der Tastatur. Ein markierter Textteil kann durch die Tastenkombination Strg+< verkleinert werden. Strg+Shift+< (also Strg+>) vergößert den Text.

Dialog Absatz-FormatierenUnter Absatzformaten versteht man alle Einstellungen, die die Schriftausrichtung und Abstände, Einzüge etc. betreffen, denn manchmal (wie bei wissenschaftlichen Ausarbeitungen üblich) ist es sinnvoll, Zeilenabstände auf 1,5-fach oder 2-fach zu vergrößern. Dadurch wird insbesondere bei langem Lesen die Anstrengung der Augen deutlich reduziert. Es kann auch sein, dass bei Zitatblöcken ein breiterer Seiteneinzug (das ist der unbedruckte Bereich rechts und links vom Text) zur optischen Abgrenzung des Zitats gegenüber des restlichen Textes gefordert ist. Dies funktioniert unter Berücksichtigung des eingangs Erwähnten (Textmarkierung!) folgendermaßen:
Wählen Sie im Kontextmenü der Seite den Punkt "Absatz..." aus. Es erscheint das links gezeigte Dialogfeld von dem der Reiter "Einzüge und Abstände" für uns interessant ist. Dort finden Sie im Bereich...

Allgemein die Möglichkeit, mehrere Textausrichtungen vorzugeben. So zum Beispiel: Rechts- Linksbündigkeit, eine Textzentrierung sowie der so genannte Blocksatz, der den Text auf die ganze Zeile streckt, damit er formschöner aussieht. Außerdem kann die Textgliederungsebene, die für Inhaltsangaben wichtig ist, festgelegt werden. Achten Sie hier darauf, dass nur wirkliche Überschriften als solche formatiert sind. Text muss der Ebene Textkörper angehören.

Einzug die Werkzeuge, um einen Textblock einzurücken und in seiner Breite begrenzen. Darüber hinaus kann man die jeweils erste Zeile eines Absatzes zusätzlich einrücken, wenn man dies unter Sondereinzug so festlegt.

Abstand die Möglichkeit, Absätze, Wörter und Zeilen in ihrem Abstand zum Vorgänger und Nachfolger zu bestimmen. Häufig wird bei wissenschaftlichen Arbeiten ein Zeilenabstand von 1,5 Zeilen eingefordert. Sie können übrigens die Grundeinstellungen auch im Reiter "Seitenlayout" und dort in der Gruppe "Absatz" einstellen.

3.2.2.2 Aufzählungen und Nummerierungen Aufzaehlungen und Nummerierungen

Lange Zeit war es einer der ärgerlichsten und unfertigsten Punkte des MS-Office: die Aufzählungsformatierung. Der Hintergedanke ist die Erleichterung von Aufzählungen im Text. Gedacht ist das Ganze so...
Man stelle sich eine Konstellation vor, bei der der Text eine Gliederung wie die Folgende beinhaltet:
Bei der Konzeption der Einladung ist übersehen worden, dass nach Punkt 1 ein weiterer Punkt stehen sollte, nämlich "2. Feststellung der Beschlussfähigkeit". Bei kleinen Listen ist es jetzt natürlich noch möglich die folgenden Punkte händisch zu aktualisieren, also aus Drittens Viertens zu machen usw. Was ist jedoch bei der Tagung der Uno-Vollversammlung mit 14.384 Punkten? Schwierig.
Die Aufzählungsformatierung hat nun den Vorteil, dass Word automatisch erkennt, dass es sich um einen Aufzählungspunkt handelt und beim Einfügen eines weiteren Punktes alle nachfolgenden Punkte um den Wert 1 addiert, wenn ein Punkt eingefügt wird oder um den Wert 1 vermindert, wenn ein Punkt weg fällt.
Ich sagte zu Anfang es war lange Zeit der ärgerlichste Punkt in Word... Die ersten Versionen hatten arge Probleme die Nummerierung bei einer tief gehenden Struktur mit vielen Gliederungspunkten z.B. (2.8.6.4.5.1 ) noch zu verstehen. Dies ist mittlerweile Gott sei Dank Geschichte. Word kann jedoch immer noch aus dem Tritt kommen wenn der Text selbst auch noch Zahlen am Zeilenanfang enthält. In der Regel erkennt Word selbst, dass eine Nummerierung ansteht. Funktioniert das nicht, haben Sie mit Hilfe der oben gezeigten Schaltflächen die Möglichkeit Word auf die Sprünge zu Helfen. Markieren Sie dazu den gewünschten Text und wählen Se die Aufzählungspunkte oder die Nummerierung. Word wird bei jedem vollen Absatzsprung (Returntaste) einen neuen Punkt beginnen. Wollen Sie nur einen Zeilenwechsel einleiten ohne einen neuen Punkt zu beginnen drücken Sie im Text jeweils die Returntaste zusammen mit der Shift-Taste.
Die mittlere Schaltfläche lässt Sie die Ebenenformatierung festlegen, die beiden rechten Schaltflächen dienen dazu, Text in der Ebene hinauf- oder hinunter zu stufen (ausrücken und einrücken).

4.2.2.3 Rahmen und Schattierungen

Über das Menü "Format" und dort den Punkt "Rahmen und Schattierung" gelangt man in ein Dialogfeld, welches es ermöglicht Rahmenlinien, Seitenränder und Schattierungen zu verwalten. Abseits der einzelnen Reiterbeschreibungen fallen ganz unten auf dem Dialogfeld die beiden Schaltflächen "Symbolleiste anzeigen" und "Horizontale Linie..." auf.
Die erste Schaltfläche blendet die gleiche Symbolleiste ein, die auch über das Menü "Ansicht" --> "Symbolleisten" --> "Tabellen und Rahmen" eingeblendet werden kann. Sie bietet viele Funktionen des Dialoges schon auf "einen Klick" und kann das Arbeiten mit Rahmen ziemlich beschleunigen.
Die zweite Schaltfläche öffnet ein weiteres Dialogfeld in dem viele Linienmuster angezeigt werden. Einige davon sind mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet und werden erst bei Bedarf aus dem Internet herunter geladen. Diese Linien können dann als Text-Trennung eingesetzt werden. Doch nun zu den einzelnen Reitern

a. Rahmen

Rahmen erstellenRahmenlinien werden in der Praxis für eine Reihe von Schriftstücken zur Gestaltung benutzt. Im Regelfall geht es dabei zum Beispiel um die Gestaltung von Zeitungsannoncen, dem Hervorheben von Textpassagen und Textblöcken sowie zum Einrahmen von Tabellenzellen.
Über das Smart-Icon Rahmen (Symbol Rahmen) in der Registerkarte "Start", lässt sich bereits grob festlegen, welche Rahmenelemente überhaupt benötigt werden. Im entsprechenden Menü (siehe rechts) können Sie dann noch Vorgaben zur Linienart (punktiert, doppelt, Sternchen usw.) machen und wie immer sind Ihrer Kreativität dabei keine Grenzen gesetzt. Nach einem Klick auf "Rahmen und Schattierung..." erscheint dazu folgendes Dialogfeld:
Dialogfeld: Rahmen und SchattierungDazu Der Bereich "Einstellung" auf der Registerkarte "Rahmen" ist für Sie interessant, wenn Sie schnell einen fertigen Kasten erzeugen wollen, oder diesen Kasten wieder entfernen wollen. Die Elemente auf der linken Seite sind also eine Auswahl, die die beliebtesten Rahmen-Kombinationen schon anbieten.

Wollen Sie allerdings unterschiedliche Rahmenlinien für die verschiedenen Seiten (links, rechts, oben und unten) bestimmen, dann müssen Sie die letzte Möglichkeit "Anpassen" auswählen. Erst dann haben Sie die Möglichkeit die Rahmenlinien einzeln frei zu bestimmen. Im zweiten Bereich "Linienart" haben Sie die Möglichkeit die Linientypen auszuwählen und gleich darunter lässt sich eine Farbe sowie die Linienbreite bestimmen. Welche Linie konkret mit den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen bedacht wird können Sie dann im rechten Bereich "Vorschau" mit Hilfe der einzelnen Schaltflächen bestimmen. Mit einem zweiten Klick auf eine der Schaltflächen wird die Linie dann wieder ausgeblendet. Im Dropdown-Feld "Übernehmen für..." lässt sich normalerweise nur "Absatz" einstellen. Damit wird der Kasten um den Bereich zwischen zwei Absatzschaltungen (Returntaste) gezogen.

Dialogfeld Rahmen- und SchattierungsoptionenDurch einen Klick auf die Schaltfläche "Optionen..." gelangen Sie in ein weiteres Dialogfeld. Es sieht wie rechts beschrieben aus.

Hier haben Sie die Möglichkeit bei benachbarten Tabellenzellen zwischen den Einzelrahmen Abstände vorzugeben. Damit bekommen Tabellenzellen einen "Rahmen-in-Rahmen-Effekt". Die Abstände können Sie übrigens wieder für jede Seite einzeln festlegen, wie schon die Linienart im Dialogfeld zuvor. Dies geschieht, indem Sie die Drehfelder zu den Einzelseiten unterschiedlich einstellen. Die Abstände werden dann im Abstand von einem Bildpunkt erweitert oder verringert.
Der Bereich "Vorschau" gibt Ihnen dabei schon einmal einen groben Eindruck Ihrer Änderungen. Nach einem Bestätigen mit OK gelangen Sie wieder zurück in den vorher beschriebenen Dialog "Rahmen und Schattierung". Dort widmen wir uns nun dem zweiten Reiter...

b. Seitenränder

Dialog: Rahmen und Schattierung - SeitenrandDer Dialogfeld-Reiter "Seitenränder" entspricht eigentlich zu fast 100% dem ersten Reiter "Rahmen". Er legt fest wie der Seitenrand eines Dokumentes aussehen soll und bezieht sich damit nicht nur auf einen einzigen Absatz. Hauptanwendungsgebiet der Seitenränder ist die Erstellung von irgendwelchen Urkunden oder sonstiger Dokumente, die wichtig aussehen sollen...

Einziger großer Unterschied:
Er bietet noch ein weiteres Dropdown-Feld. Dies befindet sich zu unterst auf dem Reiter und heißt "Effekte". Das Dropdown-Feld bietet eine ganze Reihe von Seitenrand-Vorlagen, die meines Empfindens nach alle samt von großer Geschmacklosigkeit zeugen. Deshalb erspare ich es mir auch, die vorhanden Seitenrahmenvorlagen hier näher zu beschreiben, geschweige denn abzubilden. Wer es sich seinen Augen antun möchte, der kann dies gerne tun, aber ausdrücklich auf eigene Verantwortung!

Kids, don't do that at home!

Auch auf diesem Reiter gibt es übrigens wieder eine Schaltfläche "Optionen...". Diesmal besteht dort die Möglichkeit noch diverse weitere Optionen als bei den Rahmenoptionen anzugeben. So zum Beispiel neben dem Abstand vom Seitenrand auch noch, was alles umschlossen werden soll: nur der eigentliche Dokumentbereich oder auch Kopfzeile und Fußzeile und, ob der Rahmen immer im Vordergrund sein soll, das heißt andere Objekte, die möglicherweise am Rand untergebracht sind verdecken soll.

c. Schattierungen

Dialog Rahmen und Schattierung Reiter Schattierung
Mit Hilfe des dritten Reiters des Dialogfeldes "Rahmen und Schattierung" können die von den vorhandenen Rahmen eingeschlossenen Bereiche, sagen wir die Kästen, zugleich noch mit einer Schattierung (=Füllung) unterlegt werden, was dazu führt, dass man einen ausgefüllten Kasten erhält.

Im Bereich "Füllung" finden Sie dazu eine Farbskala. Reichen Ihnen die angegebenen Farben nicht aus, so haben Sie auch noch die Möglichkeit über den Button "Weitere Farben..." aus zusätzlichen Farben auszuwählen.

Im Bereich "Muster" können Sie nun auch noch ein Muster festlegen (Deckung 5 %-95 %, Schraffuren, Punkte etc.) und diesem Muster im darunter liegenden Bereich "Farbe" auch noch eine eigene Farbe zuweisen.

Früher gab es an dieser Stelle im Übrigen auch noch die Möglichkeit anstelle einer einfachen Farbe ein Bild zu verwenden. Diese Option ist scheinbar jedoch ersatzlos gestrichen worden. Stattdessen haben Sie nur noch die Möglichkeit einer ganzen Seite ein Hintergrundbild zuzuweisen.

Ähnlich wie schon bei den Rahmenlinien gibt es zusätzlich noch eine kleine, hilfreiche Vorschau, die im rechten Bereich des Dialogfeldes zu finden ist. Dort lässt sich auch wieder bestimmen, für welche Bereiche die Schattierung gelten soll.

3.2.2.4 Formatübertragungen (Symbol Formatübertragen)

Dieses kleine, aber feine Helferlein, kann große Arbeitserleichterung sein. Wir werden im Kapitel Excel noch einmal darauf zu sprechen kommen, da es dort noch einen etwas erweiterten Funktionsumfang hat.

Nun was kann es? Angenommen ich habe zwei verschiedenartig formatierte Texte. Der eine steht in Arial, 10pt, rechtsbündig und der andere in Lucida Handwriting, 12pt, fett, kursiv, unterstrichen, hochgestellt und als Gravur, Blocksatz. (mehr Kitsch konnte ich nun wirklich nicht mehr hineinbringen ;-) ) Der auf optische Vollkommenheit bedachte Anwender empfindet es nun schlichtweg unerträglich diesen fürchterlichen Textblock in Arial vor sich zu sehen und würde ihn gerne dem zweiten Block anpassen. Er muss nun mehr als 10 Einstellungen vornehmen um dies zu bewerkstelligen. Und jetzt kommt unser Helferlein ins Spiel...

a. Format einmal übertragen

Setzen Sie den Cursor in den Bereich des Textes dessen Format nachher bestimmend sein soll und klicken sie auf das oben gezeigte Symbol (Formatübertragen). Nun haben sie zusätzlich zum normalen Mauszeiger für Text noch einen Pinsel. Markieren Sie nun den zu verändernden Text ganz normal und lassen Sie danach die linke Maustaste los. Fertig. Das waren dann drei Operationen und ich meine, das kann sich sehen lassen.

b. Format mehrfach übertragen

Sollen mehrere Nachfolgeblöcke mit dem gleichen Format belegt werden, kann man bei der Auswahl wie folgt vorgehen:
Text mit Zielformat markieren --> Das Symbol DOPPELT anklicken. Nun bleibt der Formatübertragungsmodus so lange eingeschaltet, bis die Taste ESC auf der Tastatur gedrückt wird oder erneut auf das Symbol geklickt wird.

4.2.3 Formatvorlagen

a. Formatvorlagen anwenden

Formatvorlagen in WordWird eine bestimmte Formatierung immer und immer wieder benötigt, ist es auf die Dauer mühselig, jedes Mal wieder das gewünschte Format zusammen zu stellen. Auch die Formatübertragung wird schwierig, wenn noch kein Text in dem Format steht, oder der zu formatierende Textbaustein auf Seite 288 steht und der letzte gleichformatige Textbaustein, der als Muster dienen könnte 100 Seiten zuvor.
Aus diesem Grund lassen sich alle Formate in den so genannten Formatvorlagen ablegen. Sie sind so zu jeder Zeit verfügbar und zwar mit einem Klick in das Auswahlfeld für Formatvorlagen. Formatvorlagen können entweder zeichenweise oder für einen ganzen Absatz gelten. Gelten Sie für einen Absatz findet man dort eine Absatzmarke (wie links neben Standard). Eine Formatvorlage hat allerdings immer Nachrang zu speziellen Formatierungen. Das bedeutet, wenn Sie ein Format über eine Formatvorlage zuweisen, können Sie zusätzlich natürlich immer noch ein Wort oder Teile des Absatzes mit einem händisch zugewiesen Format (wie Fett, farbig hinterlegt oder andere Schriftart) formatieren.
Bei Absatz bezogenen Formatvorlagen wird die Formatvorlage so lange beibehalten, bis Enter oder Return (Zeilenschaltung) betätigt wird. Soll hingegen wirklich nur eine neue Zeile, aber keine neuer Absatz begonnen werden (sodass das Format bestehen bleibt) muss die Enter-Taste in Verbindung mit der Hochstell-Taste (shift) gedrückt werden, denn dadurch wird wirklich nur ein Zeilenwechsel eingeleitet. Ohne die Shift-Taste wird immer ein Absatzwechsel eingeleitet. Außerdem spielen Formatvorlagen noch eine wichtige Rolle bei der Erkennung einer Dokumentenstruktur, die zum Beispiel dazu dient, Inhaltsverzeichnisse zu erzeugen. (s.u.)
Während der Eingabe hat man nun wieder die Möglichkeit seinen bestehenden Textkörper, seine Überschrift oder was auch immer eine bestehende Formatvorlage aus dem Formatvorlagen-Katalog zuzuweisen oder schon im Voraus festzulegen, welche Charakteristika und Eigenschaften der neue Text erhalten soll. Das geht genauso wie beim Zuweisen eines Einzelformats. (s.o.)

b. Formatvorlagen erstellen und verändern

Formatvorlagen erstellenDefinieren und verändern kann man Formatvorlagen über das Mini-Icon im Ribbon-Set "Formatvorlagen" und dort über das rot eingekreiste Icon "Neue Formatvorlage". Nach einem Klick darauf öffnet sich folgendes Dialogfeld:
Dialogfeld: Neue FormatvorlageIm Bereich "Eigenschaften" können Sie global festlegen, wie die Formatvorlage heißen soll (zum Beispiel: "Schreibmaschine") und ob Sie sich auf einen Absatz oder lediglich auf einzelne Zeichen beziehen soll (Formatvorlagentyp).

Um sich ein wenig Arbeit zu ersparen, können Sie eine bereits bestehende Formatvorlage verwenden, die der neuenähnlich ist und zum Beispiel gleiche Textausrichtung, Schriftgröße und Zeilenabstände hat, wie die neue zu Erstellende.

Sie können dann noch die Formatvorlage festlegen, die Word für den Folgeabsatz standardmäßig verwenden soll. Dass macht dann Sinn, wenn Sie zum Beispiel eine Formatvorlage für eine Überschrift erstellen wollen. Dabei ist unwahrscheinlich, dass später der, auf die Überschrift folgende Absatz ebenso als Überschrift formatiert werden soll. Wahrscheinlich kommt nach einer Überschrift wieder normaler Text und für die Anwender wäre es nervig dies jedes Mal händisch einzustellen. Tragen Sie also in das Feld "Formatvorlage für Folgeabsatz" die Vorlage ein, die nach der Überschrift wieder eingesetzt werden soll.
Im Bereich "Formatierung" können Sie nun die Formateinstellungen anpassen. Dabei haben Sie die bekannten Schaltflächen und Kombinationsfelder aus der Formatvorlage. Weitere Einstellungen zu Schriftart, Rahmen und Schattierungen, Absatz, Tabstopps uvm. finden Sie unter der Schaltfläche "Format", die wieder rot gekennzeichnet ist. Handelt es sich tatsächlich um eine Formatvorlage, die eine Überschrift kenntlich machen soll, dürfen Sie dringend nicht vergessen unter "Format" -> "Absatz" die Gliederungsebene auf die gewünschte Überschriftenebene einzustellen.
Absatz formatieren -> GliederungsebeneHaben Sie die Einstellung im Dialog "Absatz" dann vorgenommen und den Dialog wieder verlassen, bleiben noch zwei Entscheidungen zu treffen.
Erstens: Wenn Sie das Kontrollkästchen bei "Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen" steht sie Ihnen anschließend nicht nur im aktuellen Dokument zur Verfügung, sondern auch in allen anderen Dokumenten, die aus der Vorlage zukünftig erstellt werden.
Zweitens: Seien Sie bitte vorsichtig bei dem Haken "Automatisch aktualisieren", weil dies zu einer Rückverteilung führen kann, wenn Sie später die Formatvorlage einmal verändern wollen. Nur wenn Sie sicher sind, dass Sie ein Format auch für die bereits bestehende Texte in Ihrer Dokumentvorlage aktualisieren wollen (zum Beispiel weil sich die Hausschriftart Ihrer Firma ändert, und daher auch die in Dokumenten verwendete Schriftart zu ändern ist), aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

4.3 Tabellen in Word

Eine Tabelle dient dazu Informationen in einer stichwortartigen Weise darzustellen. Die Informationen können dabei durch vielfältige Hilfsmittel aufbereitet werden. So zum Beispiel Formatierung des Textes, aber auch der Tabellenzelle oder gar der ganzen Tabelle. Es gibt mehrere Wege Tabellen in ein Word-Dokument einzufügen. Welche Sie benutzen ist häufig Geschmackssache.

4.3.1 Eine Tabelle erstellen

Tabelle einfügena. mit dem Smart-Icon

Auf einem normalen Blatt Papier würden Sie sich ein Lineal nehmen und anfangen Tabellenlinien auf das Blatt zu zeichnen. Dieser simpelste Weg funktioniert auch in Word. Wählen Sie dazu im Reiter "Einfügen" --> "Tabelle" --> "Tabelle zeichnen...". Sie bekommen nun einen veränderten Mauszeiger, wenn Sie wieder im Seitenbereich des Dokuments sind und können einfach "drauf los" zeichnen. Zuerst zeichnen Sie dann den äußeren Rahmen und später können einzelne Linien (auch diagonale) in das Dokument aufgenommen werden.
Einfacher geht es aber mit der Schnellauswahl. Allerdings haben Sie dabei nicht so viele Auswahlmöglichkeiten. Sie können nur die Anzahl der Zeilen und Spalten bestimmen, wenn Sie mit der Maus über die Kästchen fahren. Maximal 9x9 Zellen können Sie so direkt aus dem Menü heraus auf Ihrem Blatt an der Stelle an der Ihr Cursor steht erzeugen. Wollen Sie mehr als eine 9x9 Zellen große Tabelle erstellen, können Sie den darunter stehenden Punkt "Tabelle einfügen..." wählen. Es erscheint dann der rechts gezeigte Einfügen-Dialog, bei dem Sie die Möglichkeit haben größere Werte für die Anzahl der Spalten oder Zeilen anzugeben und darüber hinaus auch noch Einstellungen zur Tabellenbreite vornehmen können.
Ihre getroffenen Entscheidungen, können Sie dann durch setzen des Häkchens bei "Abmessungen für neue Tabellen speichern" auch noch als Vorlage ablegen und so bei der nächsten Tabelle schneller darauf zurückgreifen.

Text in Tabelle umwandelnb. Text in Tabelle konvertieren

Alternativ können Sie auch einfachen Text in eine Tabelle konvertieren oder auch Tabellen wieder zurück in Text konvertieren. Das alles ist allerdings abhängig von der Art und Weise wie der Text aufgebaut ist. Fließtext wird fast nicht sinnvoll in eine Tabelle zu konvertieren sein, denn Word macht das Konvertieren von einigen Bedingungen abhängig. Eine neue Tabellenzeile wird immer dann begonnen, wenn Word auf eine Absatzmarke trifft, eine neue Spalte wird jedes Mal dann begonnen, wenn Word auf einen Tabstopp stößt. Diese Einstellungen lassen sich natürlich auch noch ändern, wenn Sie den Befehl "Tabelle" --> "Umwandeln" --> "Text in Tabelle" oder "Tabelle in Text" (je nachdem was zutrifft) wählen. Sie müssen jedoch zuvor den entsprechenden Text oder die Tabelle markiert haben und gelangen dann in dieses Dialogfeld:
Es gleicht auffällig dem oben besprochenen Dialogfeld "Tabelle einfügen" hat jedoch zusätzlich einen Bereich "Text trennen bei". Hier können Sie wählen wann eine neue Spalte beginnen soll. Sie können dort neben den vorgegeben Trennzeichen auch ein eigenes Trennzeichen definieren, das an der Stelle benutzt wird.

4.3.2 Tabellen formatieren

Wenn Sie schon eine Tabelle haben, dann kann es sein, dass sie mit dem Erscheinungsbild dieser Tabelle nicht wirklich zufrieden sind. Abhilfe naht allerdings:

4.3.2.1 Zellengrößen verändern

Wenn Sie die Zellenlinien mit der Maus anklicken und die Maustaste gedrückt halten können Sie die Linie einfach verschieben und damit die Zeilenhöhe und Spaltenbreite stufenlos verstellen. Das Anpassen der Größe einer einzelnen Zelle ist jedoch nur bedingt möglich. In welchem Rahmen dies möglich ist können Sie im Punkt "Tabelleneigenschaften" --> "Reiter Zelle" weiter unten sehen.

4.3.2.2 Zellenfarben und Rahmen

TabellentoolsSie können bestimmen mit welcher Farbe eine Zelle oder die ganze Tabelle ausgefüllt wird. Wählen Sie dazu entweder eines der Designmuster aus den Tabellentools --> Entwurf oder über die Schaltflächen "Rahmen" oder "Schattierungen". Wie Sie dann vorgehen können ist weiter oben beschrieben. Der Vorteil bei den Tabellenformatvorlagen, die sich übrigens auch selbst gestalten lassen ist, dass Sie zur Leseflussvereinfachung zeilen- oder spaltenweise abwechselnd formatieren können und dass die Reihenfolge von Word selbst dann korrekt beibehalten wird, wenn Sie später eine weitere Zeile respektive Spalte einfügen.

4.3.2.3 Schriftformate

Die Schriftarten können auf den gewohnten Wegen verändert werden.

4.3.2.4 Tabelleneigenschaften

TabelleneigenschaftenDieses Dialogfeld erhalten Sie, wenn Sie im Kontextmenü der Tabelle den Punkt "Tabelleneigenschaften" auswählen. Es besitzt einige Reiter von denen viele Punkte bereits im Kontextmenü direkt angeboten werden. Besprochen werden hier allerdings nur die Punkte, die hier in diesem Dialogfeld selbst verborgen sind um Doppelerklärungen zu vermeiden.

a. Reiter "Tabelle"

Hier lässt sich die Tabelle global in ihrer Größe und Ausrichtung steuern. Geben Sie oben die bevorzugte Breite an und die Tabelle wird mindestens so breit, wie der von ihnen eingegebene Wert. Im Bereich Ausrichtung können Sie steuern, ob die Tabelle linksbündig, zentriert oder rechtsbündig formatiert ist. Hier geht es um die Tabelle selbst, nicht die Texte in den Zellen. Das kommt später! Der Bereich Textfluss regelt, ob um eine Tabelle, die horizontal nicht das ganze Blatt ausfüllt noch Text liegt oder nicht. Unten gelangen Sie - wie oben besprochen - entweder in den Dialog "Rahmen und Schattierungen oder per "Optionen..." in einen Dialog, der Ihnen erlaubt Abstände in den Zellen, zwischen den Zellen festzulegen und zu bestimmen, ob die Tabellenzelle automatischen an die benötigte Größe angepasst werden sollen oder nicht.

b. Reiter Zeile

Hier sind Zeilen spezifische Einstellungen untergebracht. Sie können zum Beispiel die Zeilenhöhe genau oder die Mindestgröße festlegen. Im Bereich "Optionen" haben Sie dann noch die Wahl die Optionen "Seitenwechsel in der Zeile zulassen" und "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite zulassen" einzuschalten.

c. Reiter Spalte

Im Reiter Spalte könne nur die Breiteneinstellung der Spalte festlegen.

d. Reiter Zelle

In diesem Reiter bietet sich Ihnen die Möglichkeit festzulegen, wie der Text in einer Tabelle ausgerichtet sein soll und wie breit die Zelle sein soll. Über die Schaltfläche "Optionen..." können Sie dann tatsächlich die Zellenbreite von der Spaltenbreite abkoppeln.

e. Reiter Alternativtext

Dieses Register ermöglicht die Ablage eines Alternativtextes, für den Fall, dass Sie das Dokument später als HTML-Seite veröffentlichen wollen und es Probleme beim Laden dieser Tabelle gibt.

4.3.3 Exceltabellen in Word

Microsoft Word kann auch Excel-Tabellen, also Tabellen die komplexe Berechnungen durchführen können, in Dokumente einbetten. Klicken Sie dazu auf das Icon "Excel-Kalkulationstabelle" im Aufklappmenü "Tabelle" im Reiter "Einfügen". Es öffnet sich eine Instanz von Excel in Word und sie bekommen auf dem Briefbogen eine Ansicht wie diese:
Exceltabelle in Word
Diese Tabelle können Sie nun behandeln wie eine echte Exceltabelle. Falls Ihnen die Einblendung zu klein ist, können Sie sie mit Hilfe der Maus vergrößern indem Sie an den Ecken der Einblendung ziehen. Beachten Sie, dass auch die Menüs nun die von Excel sind, so lange Sie in der Bearbeitungsansicht der Tabelle sind. Erst wenn Sie diese Ansicht durch drücken der Taste ESC wieder verlassen erhalten Sie die Word-Menüs zurück. Was genau mit den Exceltabellen angestellt werden kann, steht in der entsprechenden Lektion zu Excel.

4.4 Dokumentstruktur und Verzeichnisse

4.4.1 Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis einfügenUm dem Dokument eine Struktur zu geben und ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:
Das Wichtigste ist es konsequent jede Überschrift durch eine Formatvorlage kenntlich zu machen. Dadurch "weiß" Word, dass an der Stelle eine Überschrift steht, die später im Inhaltsverzeichnis auftauchen soll.
Zweitens: Betätigen Sie die Enter- oder Returntaste nur zum Absatzwechsel - nicht zum Zeilenwechsel! Ansonsten DURCHSCHREIBEN! Soll ausnahmsweise doch eine Zeile aus stilistischen Gründen einmal vorher neu begonnen werden unbedingt die Tastenkombination Shift+Returntaste dazu verwenden. Dadurch wird Word gesagt, dass wirklich nur ein Zeilenwechsel und kein Absatzwechsel beabsichtigt ist, ansonsten funktioniert nämlich die Gliederungszählung in der Überschrift dann nicht ordentlich.
Daher unbedingt angewöhnen (!!!!): Die Entertaste/Returntaste immer mit der Umschalten (Shift)-Taste zusammen drücken, wenn nur im Absatz eine einfache Zeilenschaltung gewünscht ist. Des Weiteren ist es von großem Vorteil die Struktur schon vorher anzusehen. Dies tut man, in dem man unter Ansicht den Haken bei "Dokumentstruktur" setzt. Am linken Bildschirmrand sollte taucht nun eine Sidebar auf, in der die Dokumentüberschrift (etwa erste Zeile) und die Überschriften, die als Überschrift gekennzeichnet sind, zu sehen sind. Diese Struktur geht dann nämlich auch eins zu eins in die Berechnung des Inhaltsverzeichnisses ein.
Fehlt eine Überschrift in Ihrer Dokumentstruktur, so müssen Sie den gewünschten Text entweder durch das Zuweisen einer Überschriften-Formatvorlage zu einer Überschrift machen oder einzeln in der Ansicht "Gliederungsebene" zur richtigen Überschriftenebene zuweisen. So und nun zum "Doing": Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der das Inhaltverzeichnis später zu finden sein soll. Wählen Sie im Reiter "Verweise" den Punkt "Inhaltsverzeichnis". Sie haben hier die Möglichkeit zwischen zwei Standardinhaltsverzeichnissen und einem manuellen Inhaltsverzeichnis auszuwählen.

4.4.2 Fußnoten und Endnoten

Fußnoten einfuegenFußnoten und auch Endnoten dienen dazu, zusätzliche Erklärungen zu Begriffen im Text zu liefern, wenn diese Erklärungen den Lesefluss des eigentlichen Textes stören würden. Sie liefern auch Hintergrundinformationen, die beim Textverständnis hilfreich sein können und Sie bieten Quellenangaben zu Angaben im Text.

Beispiel fuer eine FussnoteEs wäre müßig jede Fußnote händisch unter den Text zu schreiben. Immer dann nämlich, wenn darüber Text eingefügt würde, hätte es den Effekt, dass die Fußnote auf die Folgeseite verrutschen würde. Man müsste sie dann händisch wieder zurück kopieren. Die Gefahr, dass die Fußnote zu einem Wort auf einer der Folgeseiten "verloren geht" wäre dabei äußerst groß. Außerdem müssten alle nachfolgenden Fußnoten neu durchnummeriert werden, sobald irgendwo zwischen zwei Fußnoten eine Weitere eingefügt würde. Die in Word vorhandene Automatisierung der Fußnoten entlastet Sie bei der Verwaltung Ihrer Fußnoten, weil Sie sich bei der Position und eventuellen Löschung eines Wortes keine Gedanken um dessen Fußnote machen müssen. Setzen Sie Ihren Cursor einfach hinter das Wort zu dem eine Fußnote erzeugt werden soll und wählen Sie im Reiter "Verweise" den Punkt "Fußnote einfügen". Alternativ können Sie auch eine Endnote einfügen lassen. Diese unterscheidet sich von der Fußnote dadurch, dass sie nicht am Ende der jeweiligen Seite, sondern am Abschnitts- oder Dokumentende auftauchen. Im Bereich "Format" bleiben Ihnen zahlreiche Möglichkeiten das Zahlenformat und die Nummerierungsfolge Ihren Anforderungen anzupassen. Sogar ganz eigene Symbole - wie eine Raute - sind möglich.
Rechts sehen Sie ein Beispiel einer Fußnote in Abgrenzung zur Fußzeile (ausgegraut ganz am Seitenende). Die Fußnote können Sie beliebig gestalten, die Fußzeile hingegen nur abschnittsweise (siehe weiter oben).

4.4.3 Index

a. Die Wörter für den Index auswählen

Gruppe Index erstellenEin Index ist in Abgrenzung zu den Fußnoten eine Sammlung von Begriffen, die - zum Beispiel als Glossar oder Wortverzeichnis - ans Ende eines Textes gestellt werden. Dabei werden bestimmte Stichpunkte ausgewählt und dann am Ende  des Texte mit Angabe der Seitenzahlen, auf denen der Begriff vorkommt, ausgegeben.
Um einen Index zu erstellen, müssen Sie zunächst alle Wörter, die im Index enthalten sein sollen festlegen. Markieren Sie nun das erste Wort und klicken Sie anschließend auf das Symbol "Eintrag festlegen" in der Gruppe "Index" auf der Registerkarte "Verweise". Dies Wiederholen Sie bis Sie alle Wörter für Ihren Index beisammen haben.
Einblenden versteckte IndexlisteWenn Sie einmal nicht mehr sicher sind, welche Wörter Sie schon in Ihren Index aufgenommen haben, können Sie das relativ leicht herausfinden. Schalten Sie dazu die Steuerzeichen ein (Symbol mit der Absatzmarke; siehe Bild links). Jeder Begriff, der zu einem Begriff auf der Indexliste gemacht wurde, ist dann dadurch gekennzeichnet, dass dahinter in geschweiften Klammern "XE" und danach in Anführungsstrichen der Indexbegriff erneut aufgeführt ist. Die ganze Phrase ist dann noch punktiert unterstrichen.

b. Den Index erstellen

Dialog Index einfügenHaben Sie alle Wörter in Ihrer Liste gesammelt, können Sie den eigentlichen Index erstellen lassen. Das ist nun nicht mehr viel Arbeit. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo der Index erstellt werden soll. Meistens ist das das Ende des Dokuments. Klicken Sie nun auf "Index einfügen" und Sie sehen das links gezeigte Dialogfeld.
Im rechten Bereich des Dialogfeldes können Sie nun noch festlegen wie viele Spalten nebeneinander erscheinen sollen, schließlich steht in der Liste immer nur ein Wort und eine Zahl. Es passen meist immer drei Spalten auf eine DIN A4 Seite. Im Standard sind jedoch nur zwei eingestellt. Wie viele Sie verwenden ist Ihrem Geschmacküberlassen.
Ein schlichter Klick auf OK erstellt nun den Index gemäß Ihren Vorgaben. Um den Index später zu aktualisieren, wählen Sie die Schaltfläche "Index aktualisieren" (s.o.)

4.5 Seriendruck

Der Seriendruck kann ein sehr hilfreiches Instrument sein um ein Schreiben / Dokument, dass Sie inhaltsgleich an viele Empfänger schreiben wollen zu erstellen. Seriendruck kann das Erstellen von Adressetiketten, Umschlägen und Katalogen sein. Die häufigste Anwendung für den Seriendruck ist jedoch der Serienbrief. Am Beispiel eines Serienbriefes wollen wir die Funktionsweise des Seriendrucks nun einmal näher erläutern. Die Anwendung auf die anderen Anwendungsmöglichkeiten ist analog. Die Funktionsweise des Seriendruckes ist dreistufig:
Zunächst wird ein Hauptdokument erstellt, dann die Datenquelle (Adressdatei, Excelliste) ausgewählt, und anschließend werden die Dokumente zusammen geführt. Wie funktioniert das nun im Detail?

a. Hauptdokument und Empfängerliste

Seriendruck startenAls Erstes wird das so genannte Hauptdokument benötigt. Das Hauptdokument ist der eigentliche Brief, der Teil des Seriendrucks, der bei jedem Empfänger gleich ist. Wenn Sie ein leeres Dokument geöffnet haben können Sie wie folgt vorgehen:  Wählen Sie in der Registerkarte "Sendungen" --> "Seriendruck starten" und im Dropdown-Menü den letzten Punkt "Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen...".:
Hier werden Sie nun von einem Assistenten in sechs Schritten zum Serienbrief geführt:

Sidebar Seriendruck Seriendruck Zweiter Schritt Seriendruck: Dritter Schritt

Zunächst müssen Sie angeben was Sie erstellen wollen. Wir entscheiden uns hier für den Brief, aber auch andere Dokumentenarten sind möglich.
Anschließend klicken Sie unten auf "Weiter: Dokument wird gestartet" und gelangen in den zweiten Schritt der Abfrage.

Hier können Sie nun entscheiden, ob Sie das bestehende Dokument zu Ihrem Hauptdokument machen wollen, oder ob Sie ein neues Hauptdokument aus einer Vorlage erstellen wollen oder einen bereits gespeicherten Brief verwenden wollen. Da wir ja von einem neuen Dokument ausgegangen waren, entscheiden wir uns einmal für "Aktuelles Dokument verwenden".

Nun müssen wir im dritten Schritt die Empfängerliste hinzufügen. Entweder existiert schon solche eine Liste (z.B. in einer Exceltabelle oder in Ihrem Outlook-Adressbuch) oder Sie muss auch erst noch erstellt werden. Je nachdem, was Sie hier wählen haben Sie entweder die Möglichkeit, eine vorhandene Datei zu öffnen oder einen Outlook-Kontaktordner zu wählen oder aber gleich ein ganz neues Dokument zu erstellen. Wir klicken auf Durchsuchen und wählen in dem Fenser Datei öffnen eine Exceltabelle mit entsprechenden Daten aus. Word liest nun den Inhalt der Exceltabelle und präsentiert Ihnen die vorhandenen Tabellenblätter in einem Dialogfeld wie diesem hier:
Seriendruck: Tabelle auswählen
Gehen wir davon aus, dass alle Namen und Anschriften in Tabelle1 liegen und dass in der ersten Zeile nur Spaltenüberschriften wie Name, Vorname, Anschrift etc. stehen. (Kontrollkästchen ist aktiviert!). Aus Ihnen werden nachher die Seriendruckfelder gemacht. Anschließend bestätigen Sie die Liste mit OK.
Word zeigt nun alle Datensätze der Tabelle an und bietet Ihnen an noch Empfänger aus der Liste auszunehmen. Entfernen Sie den Haken bei allen Datensätze die nicht mit ausgedruckt werden sollen. Das sieht etwas so aus:

Haben Sie auch das erledigt, klicken Sie auf OK und zurück auf der Sidebar auf "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief" um zum vierten Schritt zu gelangen. Hier müssen Sie nun zunächst ganz klassisch den Inhalt Ihres Briefes fertig stellen. Also beginnen wir zu schreiben:

"da ich in den letzten Tagen und Wochen keine Möglichkeit mehr gefunden habe, mich der Verantwortung zu stellen, die ein Kleingarten mit sich bringt, kündige ich meine Mitgliedschaft in unserem popeligen Kleingartenverein. Von mir aus feiert eure langweiligen Sommergrillfeste in Zukunft allein.

Hochachtungsvoll
Karl Gustav Gärtner"

b. Seriendruckfelder einfügen

Seriendruckfelder einfügen
Nun geht es daran, die Seriendruckfelder einzufügen. Seriendruckfelder können Sie sich als Platzhalter für die echten Anreden und Anschriften im Dokument vorstellen. Positionieren Sie Ihren Cursor an der entsprechenden Stelle im Dokument und wählen Sie die entsprechende Kategorie. Nach einem Klick auf "Adressblock" erscheint dann zum Beispiel das folgende Dialogfeld:

Seriendruck: Adressblock einfügen
Hier lässt sich das Format des Empfängernamens und viele weitere Details einfügen. Im unteren Bereich sehen Sie eine Vorschau des Adressblocks.

Wollen Sie es etwas passgenauer als diese Vorgaben, können Sie über die Schaltfläche "Felder wählen..." viele zusätzliche Informationen mit einbetten und Felder Ihrer Adressliste mit Feldern der Seriendruckvorlage verknüpfen. Die Funktion ist wichtig, wenn Sie statt "Postleitzahl" in Ihrer Seriendruck-Datenquelle "PLZ" und statt "Anschrift 1" "Adresse" etc. stehen haben. Word erkennt dann das Feld nicht als solches. Sie müssen also händisch verbinden. Probieren Sie dies am Besten einfach mal aus. Das Dialogfeld ist [hier] zu sehen.

Nachdem die Anschrift sicher in Ihrem Dokument Platz genommen hat, können Sie nun auch für die Anredezeile (Grußzeile) entsprechende Seriendruckfelder definieren.

Klicken Sie dazu auf "Grußzeile..." in der Sidebar. Es erscheint ein Dialogfeld wie dieses:
Seriendruck: Grußzeile einfügen
Im ersten Dropdown-Feld im Bereich "Format für Grußzeile" sollte (ohne) stehen, da Word sonst immer "Sehr geehrte(r)" schreibt und das eingeklammerte "r" nicht sonderlich persönlich wirkt, wenn man an viele bekannte zum Beispiel seine Hochzeitseinladung verschicken will. Word fügt an der Stelle also erstmal nur ein Seriendruckfeld für die Anrede im Format "Herr X" oder "Frau X" ein.
Bei Bedarf tauschen Sie bitte auch die universelle Grußzeile "Sehr geehrte Damen und Herren" aus. Unser Dokument enthält im Moment noch nicht viel. Es sieht in etwa so aus:

Serienbrief-Entwurf

Um der Anrede nun den persönlichen Touch zu verleihen können Sie nun noch weitere Seriendruckfelder einfügen. Dies geschieht ebenfalls über die Registerkarte "Sendungen" und die dort zu findende Gruppe "Felder schreiben und einfügen"
Setzen Sie den Cursor vor das Seriendruckfeld "Anrede" und drücken Sie einmal die Leertaste. Nun setzen Sie den Cursor mit Hilfe der Cursortasten (nicht der Rückstelltaste!!!!!) wieder zurück zum Zeilenanfang, sodass "Anrede" nun nicht mehr ganz links in der Zeile steht.

Im Aufklappmenü "Regeln..." finden Sie den Eintrag "Wenn...Dann...Sonst...". Klicken Sie darauf und füllen Sie das Dialogfeld wie gezeigt aus:
Wenn dann Seriendruckfeld

Das Seriendruckfeld wertet also einen Zustand in der Datenquelle aus und erzeugt daraufhin variablen Text. Im Dokument steht nun:

Seriendruck-Bedingungsfeld eingefuegt

Wenn Sie den Cursor nun auf "Sehr geehrte" setzen wird der Text grau unterlegt als Zeichen dafür, dass es sich um ein Feld handelt und der gezeigte Text variabel ist.

In der Seriendruck-Sidebar können Sie nun noch zwei weitere Punkte vorfinden. Der erste Elektronisches Porto kann für Sie (vorausgesetzt, Sie haben den Dienst abonniert) die Frankierung vornehmen. Der letzte Punkt "weitere Elemente" enthält eher nebensächliche Felder aus denen Sie nun bei Bedarf weitere hinzu wählen können.

Bei einem Serienbrief bietet es sich dann auch immer an, das Datum automatisiert einfügen zu lassen. Wie dies über ein Datumsfeld erfolgen kann, steht weiter oben. Es bietet sich also an, ein Datumsfeld der Ausprägung "PrintDate" anzuwenden und an die entsprechende Stelle im Brief einzufügen. Wo genau das Datum hingehört regelt übrigens die Icon: WikipediaDIN-Norm 5008.

c. Seriendruck ausführen

Seriendruck VorschauNun sind zwei von drei Hürden genommen. Unser Hauptdokument ist erstellt und mit Seriendruckfeldern gefüllt. Zeit, sich einmal anzusehen wie das wirkliche Dokument aussehen wird, aber auch um noch vorhandene Fehler zu korrigieren. Klicken Sie dazu in der Sidebar auf "Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe.
Sie haben nun die Möglichkeit alle Empfänger nach einander durch zu blättern und eventuelle Fehler zu korrigieren. Auch jetzt können Sie noch Empfänger ausschließen, sofern Sie vorher jemanden übersehen haben sollten, der das Dokument nicht bekommen soll.

Klicken Sie nun auf "Seriendruck beenden" um zu entscheiden, ob die Dokumente sofort gedruckt werden sollen oder ob Sie noch individuelle Texte und persönliche Ergänzungen an ausgewählte Empfänger anbringen wollen. Letztere Auswahl erzeugt folgendes Dialogfeld:
Dialog: Seriendruck in neues Dokument

Hier könnten Sie noch einmal die Datensätze einschränken, was aber meistens nicht mehr nötig sein dürfte.

Klicken Sie nun noch auf "OK" um ein großes Dokument mit allen Einzelbriefen zu erhalten, das Sie nun gang normal drucken können.

4.6 Das richtige Finish

4.6.1 Druckgrößen-Anpassung

Häufig bleibt nach dem Schreiben eines Briefes eine Zeileübrig, die unter keinen Umständen auf die letzte Seite des Dokuments passen möchte. Das Ärgerliche ist dabei, dass dann auf der letzten Seite des Dokuments lediglich eine Zeileübrig bleibt. Optisch ist das dann nicht wirklich gelungen. Abhilfe schafft eine Funktion, die sich im Office-Menü unter "Drucken" --> "Seitenansicht" verbirgt. Im Seitenansicht Dialog einfach auf das Icon "Um eine Seite verkleinern" (zwei kleine Blätter mit Pfeil) klicken. Word verändert dann automatisch die Schriftgröße so, dass alles auf eine Seite passt. Sehen Sie bitte von einem Einsatz dieser Funktion bei Seriendrucken ab, benutzen Sie diese Funktion nur bei normalen Dokumenten.

4.6.2 Speichern

Beim Speichern stellt sich die Frage: Dokument oder Dokumentvorlage? Die Entscheidung fällt nicht schwer. Sollen in Zukunft weitere Dokumente erstellt werden, deren Struktur gleich ist, bietet es sich an eine Vorlage zu erstellen (Zum Beispiel für einen persönlichen Briefkopf). Ansonsten ist es ein normales Dokument vorzuziehen.

a. Speichern als Normales Dokument (*.docx)

Wie das geht steht bereits hier!
Aber Vorsicht: Wird das Dokument in der Zukunft wieder aufgerufen und verändert, so sind diese Änderungen sofort wirksam. Nach dem Speichern ist der alte Text endgültig überschrieben. Anders ist das bei Vorlagen (siehe unten).

Achtung!Vorsicht beim Weitergeben von Dokumenten

1. Achten Sie darauf, dass alle Spuren unfertiger Versionen innerhalb von Dokumenten beseitigt werden!
Word speichert auch Zwischenstadien von Dokumenten selbstständig und vermerkt Ersteller und Änderer. Auf der Microsoft-Webseite gibt es ein entsprechendes Tool um diese Information aus Dokumenten zu löschen.

2. Achten Sie außerdem darauf, dass nicht alle Empfänger Ihre Dokumente öffnen können.
Bei Empfängern, die nicht über Word verfügen könnten Sie entweder im freien Open Document Format (.odf) oder im Rich Text Format (.rtf) speichern. Beide Textformate werden von allen gänigen Textverarbeitungen erkannt. Soll das Dokument nur an lesende Empfänger versendet werden, könnten Sie auch im Portable Document Format (.pdf) speichern. Zur Auswahl eines dieser Formate muss lediglich im Dialogfeld "Speichern unter..." als Dateityp der gewünschte Typ ausgewählt werden.

 

b. Speichern von Vorlagen und das Arbeiten damit (*.dotx)

Soll ein Dokument (z.B. ein Briefkopf) als Vorlage gespeichert werden, so drängt es sich auf eine "Blanko-Version" als Vorlage zu hinterlegen, d.h. lediglich die Informationen schon einzutragen, die endgültig und unumstößlich sind (zum Beispiel Ihren Namen und Ihre Anschrift...), da diese in der Zukunft immer wieder automatisch eingetragen werden.
Eine einmal gespeicherte Vorlage wird an sich nicht mehr verändert, selbst wenn Sie Daten in Felder eintragen und/oder Sachen herauslöschen. Das kommt daher, dass beim Aufrufen einer Dokumentvorlage gar nicht die Vorlage selbst zum Bearbeiten benutzt wird, sondern eine Kopie der Vorlage. Soll ausnahmsweise die Vorlage selbst verändert werden, z.B. weil sich Ihre Anschrift geändert hat, so ist es nötig, die Dokumentvorlage direkt über den Punkt "Datei öffnen..." auf der Registerkarte "Datei" aufzurufen. Dazu muss im Feld Dateityp auch "Dokumentvorlage" eingegeben sein. Alternativ können Sie auch im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Dokumentvorlage klicken und dort nicht den Punkt "Neu" sondern den Punkt "Bearbeiten" wählen.

c. Versioniertes Speichern

Ein echter Rückschritt seit Word 2007 ist der Wegfall des versionierten Speichern. Bis dahin konnten innerhalb einer Datei mehrere Bearbeitungsstände gespeichert werden. Richtig ärgerlich ist: Wenn Sie ein Word 2003-Dokument, das Versionen enthält, im neuen Format speichern (konvertieren), dann gehen die darin enthaltenen Versionen verloren. Immerhin gibt es zumindest ein Tool, dass aus alten Dokumenten die bestehenden Versionen extrahiert und in einzelnen Datei speichert.

Eine echte Versionierung gibt es nur noch, wenn Sie SharePoint oder OneDrive als Dateiablage benutzen. Die erste Option ist in aller Regel jedoch nur für große Unternehmen interessant, die zweite Option zwingt Sie dazu, Ihre Dokumente in der Microsoft Cloud abzulegen.


Quellenangaben:

[1][URL:https://support.office.com/de-de/article/Wo-befindet-sich-der-Dokumentinformationsbereich-in-Office-2016-767bbbbb-27aa-42e8-81dc-9ed5cf06e6e0]
Datum der letzten Recherche 27.05.2017