Modul A: Microsoft Office

Lektion 1: Einführung

1.1 Microsoft als Monopolist, aber es gibt Alternativen!

Wenn man von Office-Anwendungen spricht, so meint man in der Regel die Familie der Office Produkte von Microsoft. Sicherlich gibt es auch eine Reihe anderer Hersteller von Office-Produkten, z.B. die IBM-Corporation mit ihrem Lotus-Symphony oder Open Office / LibreOffice als mittlerweile sehr beliebte Open-Source-Alternative. Microsoft hat sich aber durch die Herausbildung eigener Standards und einer ungeheuren Promotion zum Marktführer gemacht und die Konkurrenz zumindest im geschäftlichen Umfeld in Randbereiche zurückgedrängt.
Dabei ist das eigentliche Problem nicht die ursprüngliche Aufgabe des Verfassens von Briefen, Schriftstücken, Tabellen usw., sondern die im beruflichen Umfeld unbedingt erforderlichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und Verfahren. Die Menge von Anwendungsherstellern, die aus Ihren Verfahren Daten in Office auslagern und nach Bearbeitung wieder einlesen ist im geschäftlichen Umfeld groß, die Anzahl derer, die dabei andere Office-Suiten als Microsoft Office unterstützen verschwindend gering.
Wenn Sie aber tatsächlich ohne diese Schnittstellen auskommen, dann können Sie durch den Umstieg auf eine der Alternativen ein Menge Geld sparen und dennoch genauso produktiv sein. Eine Überlegung ist das auf jeden Fall wert!

1.2 Die Office Suite - eine Sammlung von Programmen

Microsoft Office ist nicht ein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung von Programmen mit jeweils einem eigenen Fokus. Man spricht daher auch von der Microsoft Office "Suite". Der Clou ist jedoch, dass alle eine ähnliche, durchgängige Benutzeroberfläche haben, die das Arbeiten mit jedem Programm erleichtert, wenn man erst einmal ein Programm einigermaßen beherrscht. Folgende Programme sind Teil der Office Pakete oder können als eigenständiges Programm erworben werden. [¹]
Office 365 ist die Abo-Version von Office mit einem regelmäßig zu entrichtenden Mietpreis. Dafür hat man jedoch automatisch immer die aktuellste Version. Die Personal Edition ist für den Gebrauch mit einem Gerät, die Home Version für den Gebrauch mit mehreren Geräten lizenziert. Es gibt eine Reihe von Business-Versionen. Ich habe hier nur diejenigen aufgeführt, die eine lokale Office-Installation erlauben. Für Großkonzerne gibt es außerdem die Version Office 365 Enterprise. Ihr Funktionsumfang richtet sich nach dem sogenannten "Enterprise Plan" (E1 bis E5).
Office Standard und Professional Plus sind nur über Volumenlizenzverträge erhältlich.

Programm	Funktion	Home and Student	Home and Business	Standard	Professional	Professional Plus		Office 365 Personal / Home	Office 365 Business	Office 365 Pro Plus
	Word Textverarbeitung
	Excel Tabellenkalkulation
	PowerPoint Präsentationsgenerator
	OneNote Digitales Notizbuch
	Outlook E-Mail-Client, Feedreader Kalender und Kontakte
Publisher	Publisher Erstellen von Flugblättern, Marketingmaterial Visitenkarten etc.
	Access Datenbank-Werkzeug
Skype for Business	Skype for Business (früher: Lync) Telefonie, Chat, Online-Konferenzen Kommunikationsplattform
	Visio Visualisierung von Geschäftsprozessen, Raumplänen, Netzwerken etc.
	Project Projektplanung und -verwaltung

 

1.3 Entwicklungsstammbaum Microsoft Office

Das Officepaket von Microsoft gibt es nun bereits seit 1989. Mit den Jahren ist nach und nach der Programmumfang erweitert und an die gestiegenen Möglichkeiten angepasst worden.

Die Versionen 3 -5 wurden von Microsoft ausgelassen.

1.4 Die Philosophie der Office-Familie

Ich erwähnte bereits, dass das Design der Benutzeroberfläche so gestaltet ist, dass eine möglichst durchgängige Bedienung möglich ist. Neben dieser Einheitlichkeit, sind drei weitere Prinzipien bei der Erstellung berücksichtigt worden.

a. Intuitive Programmführung

Man spricht deshalb von der Office-"Familie", weil die einzelnen Anwendungen/Programme Ihre Verwandtschaft zueinander nicht verbergen können:
Ihr Aussehen folgt klaren Grundsätzen und ihre Bedienung ist sehrähnlich. Oft ist der Umgang damit so ähnlich, dass es keiner weiteren Schulung mehr Bedarf und jemand der mit einem Programm umgehen kann die restlichen auch spielend erlernt. Das nennt man intuitiv. Diese intuitive Programmführung wird noch ergänzt durch einige weitere ganz wesentliche Prinzipien.

b. Das Prinzip der Kompatibilität

Daten können (relativ) problemlos von einer zur anderen Anwendung übertragen werden. Dabei steht Ihnen neben der Windows Zwischenablage, die Standardmäßig dafür verwendet wird Daten zwischen Programmen auszutauschen, die deutlich bessere Office Zwischenablage sowie häufig Export- und Importfunktionen zur Verfügung.

c. Das WYSIWYG-Prinzip

Hierbei handelt es sich nicht um ein finnisches Nationalgericht, sondern um das Prinzip von: What You See Is What You Get. Dieses Prinzip besagt, dass ein Ausdruck oder eine Projektion des erstellten Dokumentes der Bildschirmansicht haargenau entspricht. Möglich wird dies zum einen durch die Idee, dass verwendete Ausgabematerial (zum Beispiel ein DIN A4- Papier) in korrekten Proportionen der Arbeitsfläche einer Anwendung zu Grunde zu legen. Zusätzlich dazu werden schon seit geraumer Zeit fast ausschließlich so gennante True Type-Schriftarten verwendet. Mittlerweile gibt es auch noch Schriftarten, die speziell für die Ausgabe auf TFT-Bildschirmen oder mit Beamern konzipiert worden sind, die sogenannten Clear-Type-Schriftarten. Die Schriftzeichen dieser Schriftarten werden vom Drucker im Prinzip wie kleine Bilder verwaltet und dementsprechend ausgegeben. Vorher gab es feste Druckerschriftarten, deren Ausgabe nicht authentisch war. Dieses Prinzip wird fastüberall beachtet. Nur in einigen wenigen Programmteilen kann es vorkommen, dass dann doch eine geringe Abweichung entsteht.

d. Prinzip der Vorlagen- und Assistenten-Verwendung

Alle Office-Programme kennen Vorlagen. Dies sind bereits fertige Beispiel-Dokumente, die dann mit eigenen Daten gefüllt werden können. Es ist auch möglich selbst Vorlagen zu erstellen. Dazu lediglich eine Datei ganz normal erstellen, und anschließend im Dialogfeld: Speichern unter... des Dateimenüs bei Dateityp die entsprechende Vorlage auswählen. Darüber hinaus kennen die Office-Anwendungen noch sog. Wizards oder Assistenten. Dies sind kleine Miniabfragen, die bei der Erstellung eines Dokuments (zum Beispiel einer Urkunde) helfen und dem "Ersteller" quasi die ganze Arbeit abnehmen. Denn wenn alle benötigten Informationen beieinander sind, erstellt der Assistent das gewünschte Dokument völlig selbstständig.

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Quellenangaben:

[1] Eine tagesaktuelle Übersicht über die Office-Programme gibt es hier:
[URL: https://products.office.com/de-de/buy/compare-microsoft-office-products?tab=opc ]
Datum der letzten Recherche: 26.07.2017 20:10 Uhr

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