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Modul A: Microsoft Office

Lektion 1: Einführung

1.1 Microsoft als Monopolist, aber es gibt Alternativen!

Wenn man von Office-Anwendungen spricht, meint man in der Regel die Familie der Office-Produkte von Microsoft, obwohl es mit LibreOffice mittlerweile eine sehr beliebte und qualitativ hochwertige Open-Source-Alternative gibt. Microsoft hat sich aber durch die Herausbildung eigener Standards und einer ungeheuren Promotion zum Marktführer gemacht und jede Konkurrenz zumindest im geschäftlichen Umfeld in Randbereiche zurückgedrängt.
Dabei ist das eigentliche Problem nicht die ursprüngliche Aufgabe des Verfassens von Briefen, Schriftstücken, Tabellen usw., sondern die im beruflichen Umfeld unbedingt erforderlichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und Verfahren. Die Menge von Anwendungsherstellern, die aus Ihren Verfahren Daten in Office auslagern und nach Bearbeitung wieder einlesen ist im geschäftlichen Umfeld groß, die Anzahl derer, die dabei andere Office-Suiten als Microsoft Office unterstützen, verschwindend gering. Wenn Sie aber tatsächlich ohne diese Schnittstellen auskommen, dann können Sie durch den Umstieg auf eine der Alternativen ein Menge Geld sparen und dennoch genauso produktiv sein. Eine Überlegung ist das auf jeden Fall wert!

1.2 Die Office Suite - eine Sammlung von Programmen

Microsoft Office ist nicht ein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung von Programmen mit jeweils eigenem Fokus. Man spricht daher auch von der Microsoft Office "Suite". Folgende Programme sind Teil der Office-Pakete oder können als eigenständiges Programm erworben werden. [1]
Microsoft 365 (früher Office 365) ist die Abo-Versionen von Office mit einem regelmäßig zu entrichtenden Mietpreis. Dafür hat man jedoch automatisch immer die aktuellste Version und Online-Speicher in der Microsoft Azure-Cloud. Die Single-Version ist für den Gebrauch eines Benutzers, die Familiy-Version für den Gebrauch mit bis zu sechs Benutzern lizenziert. Es gibt eine Reihe von Business-Versionen, Education-Versionen und Government-Versionen, von denen ich nur die Wichtigsten hier aufgeführt habe. Für Großkonzerne gibt es außerdem die Version Office 365 for Enterprise. Ihr Funktionsumfang richtet sich nach dem sogenannten "Enterprise Plan" (E1 bis E5). Sie ist nur über Volumenlizenzverträge erhältlich.

    Kaufversion Office 2019   Mietversion Microsoft 365 / Office 365
Programm
Funktion
Home & Student
Home & Business
Standard
Professional
Professional Plus
Single
Family
Business
Basic
Business Standard
Business
Premium
for
Enterprise
                1 Benutzer 6 Benutzer 5 Geräte +
5 Mobilgeräte
5 Geräte+
5 Mobilgeräte
5 Geräte+
5 Mobilgeräte
je nach Enterprise Plan
Icon: Word Word
Textverarbeitung

  nur
Webversion
 
Icon: Excel Excel
Tabellenkalkulation

  nur
Webversion
 
Icon: PowerPoint PowerPoint
Präsentationsgenerator

  nur
Webversion
 
Icon: Word OneNote
Digitales Notizbuch
(kostenloses Zusatzprodukt)
     
Icon: Word Outlook
E-Mail-Client, Feedreader, Kalender und Kontakte
    nur
Webversion
 
Icon: Publisher Publisher
Erstellen von Flugblättern, Marketingmaterial etc.
                 
Icon: Access Access
Datenbankwerkzeug


                   
Icon: Skype  Skype
Telefonie- und
Kommunikations-plattform
                       
Icon: Teams  Teams
Kommunikations- und  Konferenzenplattform
Dateiaustausch
               
Icon: OneDrive  OneDrive for Business
Online-Speicher 
     
kann separat lizenziert werden 

kann separat lizenziert werden 
             
Icon: SharePoint  SharePoint
Kollaborationsplattform
für Unternehmen
     
kann separat lizenziert werden

kann separat lizenziert werden

nur
SharePoint Online
 
nur
SharePoint Online

kann separat lizenziert werden
Icon: Exchange Exchange
Mailserverumgebung

 
                     
Icon: Yammer Yammer
Soziales Netzwerk für Unternehmen
 
                     
Icon: Visio  Visio
Visualisierung von Prozessen, Netzwerk,
und Raumplänen
                       
Icon: Project Project
Projektplanung
und -verwaltung
                       

 

1.3 Entwicklungsstammbaum Microsoft Office

Das Office-Paket von Microsoft gibt es nun bereits seit 1989. Mit den Jahren ist nach und nach der Programmumfang erweitert und an die gestiegenen Möglichkeiten angepasst worden.

Grafik: Office-Stammbaum

Die Namens- und Versionsangaben waren zu beginn verwirrend. So hatte das Produkt "Office 3" verschiedene Versionsnummern, "Office 4 für Windows" die Versionsnummer 6 usw.
Version 2 existierte nur für Mac. Die Versionsnummern 3 -5 wurden von Microsoft ausgelassen.

1.4 Die Philosophie der Office-Familie

Ich erwähnte bereits, dass das Design der Benutzeroberfläche so gestaltet ist, dass eine möglichst durchgängige Bedienung möglich ist. Der Aufbau folgt folgenden drei Prinzipien:

a. Intuitive Programmführung

Man spricht deshalb von der Office-"Familie", weil die einzelnen Anwendungen/Programme Ihre Verwandtschaft zueinander nicht verbergen können: Ihr Aussehen folgt klaren Grundsätzen und ihre Bedienung ist sehr ähnlich. Oft ist der Umgang damit so ähnlich, dass es keiner weiteren Schulung mehr Bedarf und jemand der mit einem Programm umgehen kann die restlichen auch spielend erlernt. Das nennt man intuitiv. Diese intuitive Programmführung wird noch ergänzt durch einige weitere ganz wesentliche Prinzipien.

b. Das Prinzip der Kompatibilität

Daten können (relativ) problemlos von einer zur anderen Anwendung übertragen werden. Dabei stehen Ihnen neben der Windows Zwischenablage, die Standardmäßig dafür verwendet wird Daten zwischen Programmen auszutauschen, die deutlich bessere Office Zwischenablage sowie häufig Export- und Importfunktionen zur Verfügung.

c. Das WYSIWYG-Prinzip

Hierbei handelt es sich nicht um ein finnisches Nationalgericht, sondern um das Prinzip von: What You See Is What You Get. Dieses Prinzip besagt, dass ein Ausdruck oder eine Projektion des erstellten Dokumentes der Bildschirmansicht haargenau entspricht. Möglich wird dies zum einen durch die Idee, dass verwendete Ausgabematerial (zum Beispiel ein DIN A4- Papier) in korrekten Proportionen der Arbeitsfläche einer Anwendung zu Grunde zu legen. Zusätzlich dazu werden schon seit geraumer Zeit fast ausschließlich TrueType- oder ClearType-Schriftarten verwendet, die speziell für TFT-Monitore optimiert sind. Die Schriftzeichen dieser Schriftarten werden vom Drucker im Prinzip wie kleine Bilder verwaltet und ausgegeben. Vorher gab es feste Druckerschriftarten, deren Ausgabe nicht authentisch war.

d. Prinzip der Vorlagen- und Assistenten-Verwendung

Alle Office-Programme kennen Vorlagen. Dies sind bereits fertige Beispiel-Dokumente, die dann mit eigenen Daten gefüllt werden können. Es ist auch möglich selbst Vorlagen zu erstellen. Dazu lediglich eine Datei ganz normal erstellen, und anschließend im Dialogfeld: Speichern unter... des Dateimenüs bei Dateityp die entsprechende Vorlage auswählen. Darüber hinaus kennen die Office-Anwendungen noch sog. Wizards oder Assistenten. Dies sind kleine Miniabfragen, die bei der Erstellung eines Dokuments (zum Beispiel einer Urkunde) helfen und dem "Ersteller" quasi die ganze Arbeit abnehmen. Denn wenn alle benötigten Informationen beieinander sind, erstellt der Assistent das gewünschte Dokument völlig selbstständig.


Quellenangaben:

[1] Eine tagesaktuelle Übersicht über die Office-Programme gibt es hier:
[URL: https://products.office.com/de-de/buy/compare-microsoft-office-products?tab=opc ]
Datum der letzten Recherche: 26.07.2017 20:10 Uhr

weiter zu Lektion 2 "Microsoft Office: Gemeinsame Elemente"

 


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