Modul A: Microsoft Office

Lektion 1: Einführung

1.1 Microsoft als Monopolist, aber es gibt Alternativen!

Wenn man von Office-Anwendungen spricht, so meint man in der Regel die Familie der Office Produkte von Microsoft. Sicherlich gibt es auch eine Reihe anderer Hersteller von Office-Produkten, z.B. die IBM-Corporation mit ihrem Lotus-Symphony oder Open Office / LibreOffice als mittlerweile sehr beliebte Open-Source-Alternative. Microsoft hat sich aber durch die Herausbildung eigener Standards und einer ungeheuren Promotion zum Marktführer gemacht und die Konkurrenz zumindest im geschäftlichen Umfeld in Randbereiche zurückgedrängt.
Dabei ist das eigentliche Problem nicht die ursprüngliche Aufgabe des Verfassens von Briefen, Schriftstücken, Tabellen usw., sondern die im beruflichen Umfeld unbedingt erforderlichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und Verfahren. Die Menge von Anwendungsherstellern, die aus Ihren Verfahren Daten in Office auslagern und nach Bearbeitung wieder einlesen ist im geschäftlichen Umfeld groß, die Anzahl derer, die dabei andere Office-Suiten als Microsoft Office unterstützen verschwindend gering.
Wenn Sie aber tatsächlich ohne diese Schnittstellen auskommen, dann können Sie durch den Umstieg auf eine der Alternativen ein Menge Geld sparen und dennoch genauso produktiv sein. Eine Überlegung ist das auf jeden Fall wert!

1.2 Die Office Suite - eine Sammlung von Programmen

Microsoft Office ist nicht ein einzelnes Programm, sondern eine Sammlung von Programmen mit jeweils einem eigenen Fokus. Man spricht daher auch von der Microsoft Office "Suite". Der Clou ist jedoch, dass alle eine ähnliche, durchgängige Benutzeroberfläche haben, die das Arbeiten mit jedem Programm erleichtert, wenn man erst einmal ein Programm einigermaßen beherrscht. Folgende Programme sind Teil der Office Pakete oder können als eigenständiges Programm erworben werden. [¹]
Microsoft 365 bzw. Office 365 sind die Abo-Versionen von Office mit einem regelmäßig zu entrichtenden Mietpreis. Dafür hat man jedoch automatisch immer die aktuellste Version und Online-Speicher in der Microsoft Azure-Cloud. Die Single-Version ist für den Gebrauch eines Benutzers, die Familiy-Version für den Gebrauch mit bis zu sechs Benutzern lizenziert. Es gibt eine Reihe von Business-Versionen, Education-Versionen und Government-Versionen, von denen ich nur die Wichtigsten hier aufgeführt habe. Für Großkonzerne gibt es außerdem die Version Office 365 for Enterprise. Ihr Funktionsumfang richtet sich nach dem sogenannten "Enterprise Plan" (E1 bis E5). Sie ist nur über Volumenlizenzverträge erhältlich.

		Kaufversion Office 2019						Mietversion Microsoft 365 / Office 365
Programm	Funktion	Home & Student	Home & Business	Standard	Professional	Professional Plus		Single	Family	Business Basic	Business Standard	Business Premium	for Enterprise
								1 Benutzer	6 Benutzer	5 Geräte + 5 Mobilgeräte	5 Geräte+ 5 Mobilgeräte	5 Geräte+ 5 Mobilgeräte	je nach Enterprise Plan
	Word Textverarbeitung									nur Webversion
	Excel Tabellenkalkulation									nur Webversion
	PowerPoint Präsentationsgenerator									nur Webversion
	OneNote Digitales Notizbuch (kostenloses Zusatzprodukt)
	Outlook E-Mail-Client, Feedreader, Kalender und Kontakte									nur Webversion
	Publisher Erstellen von Flugblättern, Marketingmaterial etc.
	Access Datenbankwerkzeug
	Skype Telefonie- und Kommunikations-plattform
	Teams Kommunikations- und  Konferenzenplattform Dateiaustausch
	OneDrive for Business Online-Speicher				kann separat lizenziert werden	kann separat lizenziert werden
	SharePoint Kollaborationsplattform für Unternehmen				kann separat lizenziert werden	kann separat lizenziert werden				nur SharePoint Online	nur SharePoint Online	kann separat lizenziert werden
	Exchange Mailserverumgebung
	Yammer Soziales Netzwerk für Unternehmen
	Visio Visualisierung von Prozessen, Netzwerk, und Raumplänen
	Project Projektplanung und -verwaltung

 

1.3 Entwicklungsstammbaum Microsoft Office

Das Officepaket von Microsoft gibt es nun bereits seit 1989. Mit den Jahren ist nach und nach der Programmumfang erweitert und an die gestiegenen Möglichkeiten angepasst worden.

Die Namens- und Versionsangaben waren zu beginn verwirrend. So hatte das Produkt "Office 3" verschiedene Versionsnummer, "Office 4 für Windows" die Versionsnummer 6 usw.
Version 2 existierte nur für Mac. Die Versionsnummern 3 -5 wurden von Microsoft ausgelassen.

1.4 Die Philosophie der Office-Familie

Ich erwähnte bereits, dass das Design der Benutzeroberfläche so gestaltet ist, dass eine möglichst durchgängige Bedienung möglich ist. Neben dieser Einheitlichkeit, sind drei weitere Prinzipien bei der Erstellung berücksichtigt worden.

a. Intuitive Programmführung

Man spricht deshalb von der Office-"Familie", weil die einzelnen Anwendungen/Programme Ihre Verwandtschaft zueinander nicht verbergen können:
Ihr Aussehen folgt klaren Grundsätzen und ihre Bedienung ist sehrähnlich. Oft ist der Umgang damit so ähnlich, dass es keiner weiteren Schulung mehr Bedarf und jemand der mit einem Programm umgehen kann die restlichen auch spielend erlernt. Das nennt man intuitiv. Diese intuitive Programmführung wird noch ergänzt durch einige weitere ganz wesentliche Prinzipien.

b. Das Prinzip der Kompatibilität

Daten können (relativ) problemlos von einer zur anderen Anwendung übertragen werden. Dabei steht Ihnen neben der Windows Zwischenablage, die Standardmäßig dafür verwendet wird Daten zwischen Programmen auszutauschen, die deutlich bessere Office Zwischenablage sowie häufig Export- und Importfunktionen zur Verfügung.

c. Das WYSIWYG-Prinzip

Hierbei handelt es sich nicht um ein finnisches Nationalgericht, sondern um das Prinzip von: What You See Is What You Get. Dieses Prinzip besagt, dass ein Ausdruck oder eine Projektion des erstellten Dokumentes der Bildschirmansicht haargenau entspricht. Möglich wird dies zum einen durch die Idee, dass verwendete Ausgabematerial (zum Beispiel ein DIN A4- Papier) in korrekten Proportionen der Arbeitsfläche einer Anwendung zu Grunde zu legen. Zusätzlich dazu werden schon seit geraumer Zeit fast ausschließlich so gennante True Type-Schriftarten verwendet. Mittlerweile gibt es auch noch Schriftarten, die speziell für die Ausgabe auf TFT-Bildschirmen oder mit Beamern konzipiert worden sind, die sogenannten Clear-Type-Schriftarten. Die Schriftzeichen dieser Schriftarten werden vom Drucker im Prinzip wie kleine Bilder verwaltet und dementsprechend ausgegeben. Vorher gab es feste Druckerschriftarten, deren Ausgabe nicht authentisch war. Dieses Prinzip wird fastüberall beachtet. Nur in einigen wenigen Programmteilen kann es vorkommen, dass dann doch eine geringe Abweichung entsteht.

d. Prinzip der Vorlagen- und Assistenten-Verwendung

Alle Office-Programme kennen Vorlagen. Dies sind bereits fertige Beispiel-Dokumente, die dann mit eigenen Daten gefüllt werden können. Es ist auch möglich selbst Vorlagen zu erstellen. Dazu lediglich eine Datei ganz normal erstellen, und anschließend im Dialogfeld: Speichern unter... des Dateimenüs bei Dateityp die entsprechende Vorlage auswählen. Darüber hinaus kennen die Office-Anwendungen noch sog. Wizards oder Assistenten. Dies sind kleine Miniabfragen, die bei der Erstellung eines Dokuments (zum Beispiel einer Urkunde) helfen und dem "Ersteller" quasi die ganze Arbeit abnehmen. Denn wenn alle benötigten Informationen beieinander sind, erstellt der Assistent das gewünschte Dokument völlig selbstständig.

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Quellenangaben:

[1] Eine tagesaktuelle Übersicht über die Office-Programme gibt es hier:
[URL: https://products.office.com/de-de/buy/compare-microsoft-office-products?tab=opc ]
Datum der letzten Recherche: 26.07.2017 20:10 Uhr

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